Privacy Policy

1. Algemeen

The Invoice Managers hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Door gebruik te maken van onze website, apps en andere producten en diensten, gaat u ermee akkoord dat deze Privacyverklaring van toepassing is op de persoonsgegevens die door ons worden verwerkt.

Wij respecteren uw privacy en gaan daarom vertrouwelijk en zorgvuldig met uw persoonsgegevens om. Hierbij houden wij ons aan de huidige privacy wetgeving en eisen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming d.d. 25 mei 2018 (“AVG”).

Wij verzamelen niet meer gegevens dan nodig, bewaren deze gegevens niet langer dan nodig en wettelijk toegestaan, beperken de toegang tot gegevens, verstrekken geen informatie aan derden tenzij wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Met deze Privacyverklaring informeren wij u over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens kunnen verwerken en welke rechten u heeft.

 

2. Toepassingsgebied en Algemene beginselen van verwerking

2.1. Toepassingsgebied

Deze privacyverklaring is van toepassing op de Klanten, debiteuren van Klanten en prospecten.

2.2. Algemene beginselen

Persoonsgegevens moeten:

  • worden verwerkt op een wijze die ten aanzien van de Betrokkenen rechtmatig, behoorlijk en transparant is (‘rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie’);
  • worden verzameld voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en mogen vervolgens niet verder op een met die doeleinden onverenigbare wijze worden verwerkt (‘doelbinding’);
  • toereikend zijn, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt (‘relevante hoeveelheid gegevens’);
  • juist zijn en zo nodig worden geactualiseerd (‘juistheid’);
  • niet langer worden bewaard -in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkenen te identificeren – dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt (‘opslagbeperking’);
  • door het nemen van passende technische of organisatorische maatregelen op een dusdanige manier worden verwerkt dat een passende beveiliging ervan gewaarborgd is, en dat zij onder meer beschermd zijn tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging (integriteit en vertrouwelijkheid’).

 

3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Volgende gegevens kunnen op verschillende manieren door ons worden verzameld en verwerkt:

3.1. Persoonsgegevens door u rechtstreeks aan ons verstrekt:
  • Identificatiegegevens: naam, voornaam, bedrijfsnaam, woonadres, bedrijfsadres, facturatieadres, email, telefoonnummer (vast/gsm), geslacht,…,
  • Inloggegevens gerelateerd aan een gebruikersaccount: gebruikersnamen, wachtwoorden, e-mailadres, IP-adres, wachtwoord, veiligheidsvraag en – antwoord;
  • Informatie betreffende diensten
  • Klachten of feedback via onze support kanalen omtrent uw ervaring met ons, opmerkingen, suggesties, getuigenissen en alle andere feedback,…;
  • Financiële bijzonderheden: bankrekeningnummer, BICCODE, naam van rekeninghouder, facturen, betalingsgedrag, kredietbeoorderling…;
  • Beeldopnamen;
  • Communicatievoorkeur;
  • Alle andere persoonsgegevens vrijwillig overgedragen aan ons (bv. tijdens correspondentie met The Invoice Managers)
3.2. Persoonsgegevens die u verstrekt door het gebruik van onze website

Wanneer u gebruikt maakt van onze website kan volgende informatie verwerkt worden: bezochte pagina’s, websites, via welke webbrowser u surft en zoekopdrachten door middel van cookies (https://theinvoicemanagers.com/cookies), gegevens die u zelf invoert op de website. Op basis van deze informatie kan u niet worden geïdentificeerd, maar het laat The Invoice Managers toe om statistieken op te maken.

3.3. Persoonsgegevens die door derde partijen worden verstrekt

Wij kunnen persoonsgegevens van u ontvangen via derde partijen, waaronder openbare databanken, sociale mediaplatvormen (facebook, instagram,linkedin.), google analytics of marketing bedrijven. We kunnen ook persoonsgegevens ontvangen die openbaar beschikbaar zijn.

 

4. Voor welke doelen gebruiken we persoonsgegevens en wat is de legale basis hiervoor?

De persoonsgegevens worden door gebruikt voor volgende doeleinden:

  • De totstandkoming en uitvoering van een overeenkomst met u: het sluiten van abonnementen, bestellen van producten en diensten, het aanmaken van gebruikersaccount, alsook het factureren en het opvolgen en innen van deze facturen, al dan niet via derden, meer algemeen informatie nodig voor het klantenbeheer;
  • Het verlenen van onze Diensten;
  • Helpdesk;
  • Het verbeteren van onze Diensten en de volgende gerechtvaardigde commerciële belangen:
    • U informeren over onze producten en diensten, aanbiedingen en promoties, nieuwsbrieven die u kunnen interesseren
    • Informatie verzamelen om onze dienstverlening te verbeteren, nieuwe producten en diensten te ontwikkelen: gebruikersinformatie, service berichten of andere elektronisch gerelateerde berichten;
    • Uw persoongegevens kunnen ook gebruikt worden voor het opstellen van gebruikerspatronen en statistieken. Hierdoor kunnen wij gerichte en gepersonaliseerde nieuwsbrieven, promoties sturen en diensten verlenen die zijn afgestemd op uw specifieke behoeften.
  • Voldoen aan toepasselijke wetgeving en volgende gerechtvaardigde belangen:
    • U beschermen tegen en identificeren ter voorkoming van fraude en andere criminaliteit, claims en andere aansprakelijkheden;
    • IT –en netwerkbeveiliging.
  • Andere specifieke doeleinden waarvoor expliciete toestemming voor kan worden gevraagd.

 

5. Delen van persoonsgegevens

The Invoice Manager kan de persoonsgegevens die verwerkt worden uitwisselen moeder-, zuster-, en dochtervennootschappen binnen de groep.

Voorts kunnen persoonsgegevens tevens gedeeld worden met partners, leveranciers of andere aangestelden van The Invoice Managers wanneer de verwerking door deze derden noodzakelijk is voor de totstandkoming van, uitvoering, gebruik, afname, toegang of afhandeling m.b.t. onze producten en Diensten.

The Invoice Managers kan om strategische of andere zakelijke redenen, beslissen om haar onderneming geheel of gedeeltelijk te verkopen of over te dragen. Als onderdeel van die verkoop of overdracht, kan The Invoice Managers de informatie die verzameld en opgeslagen werd, inclusief persoonsgegevens, doorgeven aan iedereen die betrokken is bij de verkoop of overdracht.

In alle gevallen heeft The Invoice Managers het recht om uw persoonsgegevens te verstrekken aan derde partijen indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van wettelijke verplichtingen of de overeenkomst met u.

 

6. Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?

The Invoice Managers treft gepaste technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, onbedoelde wijziging, beschadiging of openbaarmaking.

Niettegenstaande het veiligheidsbeleid van The Invoice Managers en de maatregelen die zij hiervoor neemt, kan zij geen veiligheid garanderen. Gegevens overdragen via het internet of opslaan op elektronische wijze is niet 100% veilig en The Invoice Managers garandeert dan ook geen absolute veiligheid.

Als ondanks de beveiligingsmaatregelen, er toch sprake is van een beveiligingsincident dat mogelijk nadelige gevolgen heeft voor uw privacy, zal u door The Invoice Managers onverwijld worden geïnformeerd over het incident en de maatregelen die door The Invoice Managers werden genomen om de gevolgen te beperken en herhaling in de toekomst te voorkomen.

Indien U toch de indruk zou hebben dat uw Persoonsgegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan onmiddellijk contact met ons op via het volgende e-mailadres: .

 

7. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan voor het realiseren van de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld en verwerkt, noodzakelijk is of zolang als bij wet verplicht is.

 

8. Welke rechten heeft U en hoe kan U deze uitoefenen?

Op basis van de AVG heeft U onderstaande rechten:

  • Recht op inzage in uw persoonsgegevens. Dit omvat tevens het recht een kopie te vragen.
  • Recht op verbetering, met inbegrip van de aanvulling van onvolledige gegevens indien deze niet accuraat zouden blijken.
  • Recht op verwijdering van uw persoonsgegevens, van zodra er geen rechtmatige grond meer is om deze te verwerken.
  • Recht op het beperken van de verwerking van uw persoonsgegevens.
  • Recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens;
  • Recht op bezwaar tegen verwerking van uw persoonsgegevens.

Wanneer u gebruik wil maken van één van deze rechten, dan kan u hiertoe een schriftelijk verzoek indienen, via het volgende e-mailadres: .

Om zeker te weten dat degene die het verzoek indient ook daadwerkelijk de persoon is die hij of zij zegt te zijn, kan gevraagd worden om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen, waarbij u uw pasfoto en rijksregisternummer heeft afgedekt.

Na ontvangst van een verzoek, volgt een belangenafweging en wordt beoordeeld of aan het verzoek kan en mag worden voldaan, waarna in principe binnen maximaal dertig dagen een reactie op uw verzoek zal worden gegeven.

Wanneer verzoeken ongegrond of buitensporig zijn, met name vanwege hun repetitieve karakter, mag The Invoice Managers een redelijke vergoeding aanrekenen of kan The Invoice Managers het verzoek weigeren.

Indien u niet tijdig een antwoord op uw verzoek hebt ontvangen of indien het verzoek is afgewezen, kan u bezwaar maken bij:

Daarnaast hebt u het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/

 

9. Wordt geautomatiseerde besluitvorming toegepast?

Geautomatiseerde besluitvorming wordt gedefinieerd als beslissingen over individuen die uitsluitend worden gebaseerd op basis van geautomatiseerde gegevensverwerking en waaraan rechtsgevolgen zijn verbonden of die de betrokken individuen in aanmerkelijke mate treffen.

The Invoice Managers stelt als beginsel voorop om geen gebruik te maken van geautomatiseerde besluitvorming.

 

10. Toepassing, wijziging en akkoord met privacyverklaring

De verwerking van persoonsgegevens van de Klant of diens medewerkers door The Invoice Managers zal gebeuren overeenkomstig deze privacyverklaring. The Invoice Managers treedt in dat geval op als verwerkingsverantwoordelijke.

De Klant erkent dat indien de verwerking gegevens van zijn klanten betreft, hijzelf als verwerkingsverantwoordelijke optreedt en The Invoice Managers als verwerker. De verwerking zal gebeuren overeenkomstig de gegevensverwerkingsovereenkomst die tussen de partijen werd gesloten.

Het bezoeken van de website en het gebruik van de Softeware impliceert uw uitdrukkelijk akkoord met de privacyverklaring en de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en verwerken.

The Invoice Managers kan deze privacyverklaring op elk moment met onmiddellijke ingang wijzigen om te kunnen blijven voldoen aan de toepasselijke regelgeving, of aan de gewijzigde praktijk, binnen de grenzen van de toepasselijke reglementering. De meest recente versie van de Privacyverklaring wordt steeds op de onze website geplaatst. Daarom is het aangewezen om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen op de website.

 

11. Contact / vragen

Wanneer u vragen heeft over deze Privacyverklaring, kan u contact opnemen met:

Dhr. Henri De Swaef
Blauwtorenplein 2
2000 Antwerpen

BE0652.750.315
Email: