Témoignage

Beerts & C° Accountants

Pour la gestion de ses factures de vente, le bureau comptable Beerts & C° Accountants collabore avec The Invoice Managers sous l’application CashflowByWeb®.

« Les collaborateurs de The Invoice Managers nous délestent d’une bonne partie de notre gestion de facturation, sans que nous perdions le contrôle de la relation personnelle avec nos clients », déclare Matthias Trappers, gérant associé.

« Nous épargnons du temps et de l’argent grâce à la gestion de facturation suivie par The Invoice Managers. »

Matthias Trappers

Gérant associé, Beerts & C° Accountants

Gain de temps effectif

« Nous étions d’avis que nous investissions (beaucoup) trop de temps dans la gestion de nos factures de vente, temps que nous eussions préféré consacrer à nos clients. C’est alors que nous sommes entrés en contact avec Henri De Swaef, gérant de The Invoice Managers. Et en mars 2013, nous avons démarré une collaboration avec eux sous l’application CashflowByWeb®. »

Pour le bureau comptable, cette transition a également entraîné une automatisation de la facturation. « Rien que le fait que la facturation se passe désormais par e-mail nous a séduit. Le programme est aussi très convivial. Une courte formation a suffi pour nous mettre rapidement en route. En cas de question, nous pouvons toujours faire appel au help desk de The Invoice Managers. Via CashflowByWeb®, les factures sont envoyées aux clients pendant la nuit. Le lendemain, nous pouvons vérifier si tous les e-mails ont bien été réceptionnés. Nos clients peuvent aisément télécharger leurs factures via le lien indiqué dans notre message et marquer leur accord ou refus. »

Suivi minutieux

« Sur base des extraits de compte, nous pointons chaque jour les factures dans Admin-IS (programme de prestation et facturation) et les règlements sont ainsi confirmés de manière synchrone dans CashflowByWeb®. Le suivi des factures impayées est du ressort de The Invoice Managers. Si un client n’approuve pas la facture lors du téléchargement, un nouveau message est envoyé automatiquement après 8 jours pour signifier que la facture est considérée comme acceptée. Le délai de paiement est-il dépassé? Dans ce cas, The Invoice Managers envoient un e-mail de rappel et appellent aimablement le client en retard pour l’inciter à régler la facture. Si nécessaire, un courrier recommandé (ou e-mail enregistré) suit. S’il y a encore un problème qui se pose au niveau des prestations ou de la facture, nous en sommes immédiatement avertis et reprenons éventuellement le dossier en main. »

Matthias Trappers et Bert Beerts sont très heureux d’avoir franchi le pas. « Nous avons pris la bonne décision. Le système est très simple, flexible et convivial. Nous épargnons donc pas mal de temps et d’argent. La gestion de facturation automatisée avec le soutien de The Invoice Managers est un système efficace et la relation personnelle avec le client est préservée. »

Toute la communication avec la clientèle est archivée soigneusement par The Invoice Managers. Si malgré tout un défaut de paiement devait persister, au moins le bureau Beerts & C° Accountants disposerait directement d’un dossier juridique complet.

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