Politique de confidentialité

1. Général

The Invoice Managers est très attaché aux principes de protection de vos données à caractère personnel. En utilisant notre site web, apps et autres produits et services vous vous déclarez d’accord à ce que cette politique de protection des données à caractère personnel s’applique aux données à caractère personnels traitées par nous.

Particulièrement attentif aux principes de protection des données personnelles, nous nous engageons à traiter vos données à caractère personnel de manière confidentielle et prudente. Nous adhérons à la législation actuelle en matière de protection de la vie privée et aux exigences du Règlement général sur la Protection des Données (internationalement appelé General Data Protection Regulation) (“GDPR”).

Nous ne collectons pas plus de données que nécessaire, ne conservons ces données pas plus longtemps que nécessaire et que légalement autorisé, nous limitons l’accès aux données, et nous ne fournissons pas d’informations à des tiers à moins d’y être légalement tenus.

La présente politique de protection des données à caractère personnel a pour objet de vous informer de la manière dont nous sommes susceptibles de traiter vos données à caractère personnel et de vous informer de vos droits à l’égard du traitement de ces données.

 

2. Champs d’application et principes généraux du traitement

2.1. Champs d’application

La présente politique de protection de données à caractère personnel, est applicable au traitement des données à caractère personnel des clients, débiteurs de clients et prospects.

2.2. Principes généraux

S’agissant des données qui ont vocation à être traitées par nous, les principes applicables sont les suivants:

  • les données doivent être traitées de manière loyale, licite et transparente (principe de licéité, loyauté et transparence);
  • les données ne peuvent être collectées que pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne pas être traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités (principe de limitation des finalités);
  • les données traitées doivent être pertinentes, adéquates et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées (principe de minimisation des données);
  • les données traitées doivent être exactes et mises à jour régulièrement ( principe de l’exactitude des données);
  • les données ne peuvent être conservées que pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées (principe de limitation de la conservation des données);
  • les données doivent être traitées de façon à garantir une sécurité appropriée desdites données au moyen de mesures techniques ou organisationnelles appropriées (principe de sécurité, d’intégrité et de confidentialité des données).

 

3. À propos des données à caractère personnel que nous collectons

Nous sommes susceptibles de collecter des données à caractère personnel vous concernant, qui relèvent de trois catégories:

3.1. À propos des données à caractère personnel que vous nous communiquez:
  • Données d’identification: nom, prénom, nom commercial, adresse résidentielle, adresse commerciale, adresse de facturation, adresse e-mail, numéro de téléphone (fixe/mobile), le sexe, …
  • Des renseignement sur le compte que vous utilisez pour accéder à nos services en ligne: identifiants, mots de passe, adresse e-mail, adresse IP, question et réponse de sécurité;
  • Des renseignements concernant des services
  • Plaintes ou retours d’information via les services d’assistances concernant votre expérience avec nous, remarques, suggestions, témoignages et autres retours d’informations,… ;
  • Données financières : numéro de compte bancaire, BIC CODE, nom du titulaire de compte, factures, comportement en matière de paiement, évaluation du crédit … ;
  • Vidéos ;
  • Préférences de communication ;
  • Toutes autre données à caractère personnel fournies volontairement par le client (p.e. au cours d’une correspondance avec The Invoice Managers)
3.2. À propos des données personnelles que nous collectons par le biais de notre site web

Lorsque vous fréquentez notre site web, les données suivantes peuvent être collectées: les pages visitées, sites web, quel navigateur vous utilisez, vos recherches sur internet à travers des cookies (https://theinvoicemanagers.com/fr/cookies/), et les données que vous entrez dans le site web. Sur base de ces données vous ne pouvez pas être identifié, mais cela permet à The Invoice Managers d’avoir des statistiques.

3.3. À propos des données personnelles qui sont communiquées par des tiers

Nous pouvons obtenir des données à caractère personnel par l’intermédiaire de tiers, y compris les banques de données publiques, les plateformes de réseaux sociaux (facebook, instagram, linkedin.), google analytics ou les agences marketing. Nous pouvons également obtenir des données à caractère personnel qui sont accessible au publiquement.

 

4. Fondement juridique et finalité du Traitement de Données à Caractère Personnel

The Invoice Managers traite des données à caractère personnel pour les finalités suivantes:

  • La conclusion et l’exécution du contrat que The Invoice Managers a conclu avec vous: la souscription d’abonnement, la commande de produits et services, la création d’un compte utilisateur, ainsi que la facturation, le suivi et l’encaissement de factures, éventuellement par l’intermédiaire de tiers ; plus généralement les données nécessaires pour la gestion de clients;
  • La prestation de services;
  • Le helpdesk;
  • L’amélioration des services et les intérêts légitimes commerciaux suivants:
    • Vous informer sur les produits et services, offres et promotions, bulletins d’information qui peuvent vous intéresser;
    • Collecte d’informations pour améliorer la qualité de services, développer de nouveaux produits et services : informations sur l’utilisateur, messages de service et autres messages électroniques;
    • Les données à caractère personnel peuvent être utilisés pour rédiger des profils d’utilisation et des statistiques. Ainsi nous pouvons envoyer des bulletins d’information et promotions personnalisés ou fournir des services qui sont adaptés à vos besoins spécifiques.
  • Se conformer à la législation applicable et protéger les intérêts légitimes:
    • identifier, prévenir et protéger contre les cas de fraude et toutes autres infractions, réclamations et autres responsabilités;
    • garantir la sécurité des réseaux et systèmes.
  • Autres finalités spécifiques pour lesquelles le consentement explicite peut être demandé.

 

5. Partage des données à caractère personnel

The Invoice Manager est en droit de partager vos données à caractère personnel aux sociétés et filiales du même groupe.

Nous sommes également en droit de partager vos données à caractère personnel avec nos partnenaires, fournisseurs ou autres employés de The Invoice Managers quand le traitement des données par ces tiers est nécessaire pour la réalisation, l’exécution, l’usage, la livraison, l’accès ou le traitement concernant nos produits et services.

Pour des raisons stratégiques ou d’autres motifs d’ordre professionnel, nous pouvons décider de céder ou de transférer une partie ou la totalité de nos activités. Dans le cadre d’une telle cession ou d’un tel transfert, nous sommes susceptibles de transmettre les informations que nous avons collectées et conservées (y compris les données personnelles) à toute personne ou entité impliquée dans l’opération en question.

Nous sommes en droit d’utiliser ou de partager des données personnelles en tant que de besoin à l’effet de respecter un(e) quelconque loi, règlement ou exigence juridique, ou afin d’exécuter le contrat conclu avec vous.

 

6. Protection des données à caractère personnel

The Invoice Managers prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos données à caractère personnel contre la destruction, la perte, la modification involontaire, les dommages ou la divulgation.

Malgré la politique de sécurité de The Invoice Managers et les mesures qu’elle prend, The Invoice Managers ne peut pas garantir la sécurité. Transmettre des données par internet ou l’enregistrement electronique n’est pas 100% sécurisé d’ou The Invoice Managers ne peut garantir la sécurité absolue.

Si, malgré les mesures de sécurité, il y a un incident de sécurité qui pourrait avoir des conséquences néfastes pour votre vie privée, The Invoice Managers vous informera immédiatement de l’incident et des mesures prises par The Invoice Managers pour limiter les conséquences et empêcher la répétition dans le futur.

Si vous avez quand-même l’impression que vos données ne sont pas bien sécurisées ou qu’il y a des indications d’abus, prenez directement contact avec nous via l’adresse e-mail suivante: .

 

7. Durée de conservation de vos données à caractère personnel

Nous conservons vos données pendant la durée nécessaire pour mener à bien les activités et finalités énoncées par la présente politique de protection des données à caractère personnel et respecter nos règles en matière de conservation des données à caractère personnel (sauf si la législation impose une durée de conservation plus longue).

 

8. Les droits qui vous sont conférés relativement à vos données à caractère personnel

Conformément au GDPR et autres règles, vous bénéficiez des droits suivants à l’égard de vos données à caractère personnel:

  • droit d’accès à vos données à caractère personnel. Ceci comprend aussi le droit de demander une copie;
  • droit de rectification, y compris le complètement de données incomplètes si celles-ci s’avèrent ne pas être précises;
  • droit à l’effacement de vos données à caractère personnel, dès qu’il n’y a plus de motif légitime pour le traitement;
  • droit à la limitation du traitement de vos données à caractère personnel;
  • droit à la portabilité de vos données à caractère personnel;
  • droit d’opposition au traitement de vos données à caractère personnel;

Si vous souhaitez utiliser l’un de ces droits, vous pouvez soumettre une demande écrite via l’adresse e-mail suivante: .

Afin de s’assurer que la personne qui fait la demande est bien la personne qu’il ou elle dit être, vous pouvez être invité à envoyer un copie de votre carte d’identité sur laquelle vous avez couvert votre photo d’identité et votre numéro de registre national.

La réception d’une demande est suivie d’une réflexion en prenant en compte les différents intérêts afin d’évaluer si la demande peut et doit être satisfaite, après quoi une réponse sera donnée à votre demande, en principe dans un délai maximum de trente jours.

Si les demandes sont infondées ou excessives, en particulier en raison de leur caractère répétitif, The Invoice Managers peut facturer des frais raisonnables ou refuser la demande.

Si vous n’avez pas reçu de réponse dans le délai espéré, ou si votre demande a été rejetée, vous pouvez faire opposition auprès de

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/

 

9. Application de prise de décision automatisée ?

La prise de décision automatisée est définié comme des décisions sur les individus qui se fonde uniquement sur le traitement des données automatisées et auxquelles des effets juridiques sont liés ou qui affectent les individus concernées de manière significative.

The Invoice Managers ne recourt par principe pas à un traitement automatisé pour la prise de décision.

 

10. Application, modification et accord avec la politique de protection de données à caractère personnel

Le traitement des données à caractère personnel du Client ou de ses employés par The Invoice Managers se passera conformément à la présente politique de confidentialité. A ce moment The Invoice Managers agira en qualité de responsable de traitement.

Le Client reconnaît qu’en cas de traitement de données à caractère personnel de ses client, il agira lui-même en qualité de responsable de traitement et The Invoice Managers agira en qualité de sous-traitant. Le traitement se passere conformément au contrat relatif au traitement de données entre les parties.

En utilisant notre site web, apps et autres produits et services vous vous déclarez d’accord à ce que cette politique de protection des données à caractère personnel s’applique aux données à caractère personnels traitées par nous.

The Invoice Managers peut à chaque moment et avec effet immédiat actualiser la présente politique de confidentialité pour assurer le respect de la législation applicable, ou la pratique modifiée, dans les limites de la réglementation applicable. En pareil cas, nous publierons la nouvelle version et modifierons la “date de la dernière mise à jour”. Nous vous recommendons de vérifier régulièrement si une nouvelle version est disponible.

 

11. Nous contacter

Si vous avez la moindre question concernant la présente politique de protection de données à caractère personnel , vous pouvez contacter:

Monsieur Henri De Swaef
Blauwtorenplein 2
2000 Antwerpen

BE0652.750.315
E-mail: