Conditions Générales et Déclaration de Confidentialité The Invoice Managers SPRL • CashflowByWeb®

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1. Objet

Ces conditions générales (« Conditions générales ») pour The Invoice Managers SPRL, société établie et ayant ses bureaux à l’adresse Blauwtorenplein 2, 2000 Anvers, Belgique, enregistrée au R.P.M. d’Anvers sous le numéro BE0652 750 315 (“The Invoice Managers”) règlementent la livraison et l’utilisation des services, y compris du Logiciel CashflowByWeb® (“Logiciel”) livré par The Invoice Managers (dénommés conjointement “Services”). Les Conditions générales sont applicables à tous les Services, tant ceux qui sont fournis directement au Client que les Services qui sont fournis indirectement par un intermédiaire agissant pour le compte du Client.

Ces Conditions générales excluent de plein droit complètement et irrévocablement les conditions du Client.

 

2. Offre

Toutes les offres et/ou soumissions sont valables pendant 2 semaines à compter de la date de l’offre. Un accord est conclu entre The Invoice Managers et le Client, dès que The Invoice Managers a accepté par écrit la commande du Client.

 

3. Obligations du Client

3.1. Généralités

Le Client n’est pas autorisé à apporter des modifications aux Services ou au Logiciel. Le Client est responsable de tout dommage résultant de changements qui ne sont pas autorisés ou reconnus par The Invoice Managers, de l’utilisation non autorisée du Logiciel ou des Services ou d’un usage contraire à l’objet du Logiciel ou des Services. Le Client s’engage à ne pas télécharger, transmettre ou diffuser intentionnellement des données qui contiennent des virus, vers, logiciels espions, logiciels malveillants ou d’autres programmes malveillants similaires.

Il ne fera pas non plus d’opérations ou de transactions qui pouvant interrompre, détruire ou limiter le fonctionnement des Services ou du Logiciel ou de tout autre programme, ordinateur ou moyen de télécommunication.

Il est de la responsabilité du Client de veiller à ce que ses débiteurs acceptent l’utilisation du Logiciel à des fins de preuve, comme décrit dans l’article 10.

3.2. Matériel, logiciel et services de télécommunication requis

Le Client reconnaît qu’il est responsable du choix, de l’achat et du fonctionnement du matériel, des logiciels et/ou des services de télécommunication nécessaires pour établir la connexion avec les Services ou le Logiciel de The Invoice Managers, et du choix de la signature électronique et du certificat numérique correspondant. Le Client est responsable de l’installation et des coûts associés à l’achat et/ou aux licences comme le matériel, les logiciels et/ou les services de télécommunications. The Invoice Managers n’est pas responsable du matériel, des logiciels, produits et services de tiers, tels que les équipements de télécommunication, les systèmes d’exploitation et des navigateurs Internet, l’e-mail, les signatures électroniques et les certificats numériques correspondants, et tout autre programme.

The Invoice Managers se réserve le droit en tout temps de modifier les exigences auxquelles le logiciel, le matériel et les services de télécommunication du Client doivent se conformer. Sauf dans des circonstances exceptionnelles ou urgentes, The Invoice Managers s’engage à accorder au Client un délai raisonnable pour effectuer les ajustements nécessaires.

Le client ne doit pas seulement respecter les consignes techniques et de sécurité de The Invoice Managers, il doit également prendre les mesures nécessaires pour préserver ses propres données et les retrouver en cas de perte.

3.3. Stockage – Conservation

The Invoice Managers crée une sauvegarde; lors de toute restauration du système ou de réinstallation, les dernières données seront restaurées.

Toutes les données qui ont été traitées depuis la dernière sauvegarde et le moment de réinstallation, devront à nouveau être entrées par le Client, et à ses frais, pour veiller à ce que toutes les données soient à nouveau disponibles. Si le Client souhaite une sauvegarde spécifique de ses données, il en discutera avec The Invoice Managers qui lui fera une offre appropriée. En donnant son accord à l’offre, le Client paiera un montant supplémentaire à The Invoice Managers conforme à l’offre. Si et quand le contrat est résilié entre The Invoice Managers et le Client, comme décrit à l’article 7, The Invoice Managers a le droit de supprimer toutes les données appartenant au Client des serveurs de The Invoice Managers à partir d’un mois après la résiliation de l’accord, ce qui la décharge de toute responsabilité à cet égard.

3.4. Pièces justificatives et détails

Le Client a l’obligation de fournir à The Invoice Managers tous les détails nécessaires et utiles et les pièces justificatives afin que The Invoice Managers puisse effectuer la gestion de la facturation ou d’autres Services convenus. Le Client doit veiller à ce que les pièces justificatives et ces détails soient, à sa connaissance, corrects et complets, et que leur soumission soit faite en conformité à la loi applicable. The Invoice Managers ne peut pas être tenue pour responsable de la non-saisie ou de la saisie tardive des paiements par le Client dans le Logiciel. C’est la responsabilité du Client de saisir lui-même en tout temps les paiements et les informations de paiement. En l’absence de celles-ci, The Invoice Managers sera contrainte d’engager des frais pour obtenir ou entrer ces informations supplémentaires, qui seront recouvrables auprès du Client. Le client informera immédiatement The Invoice Managers de tous les paiements, de la correspondance ou d’autres contacts entre le Client et son (ses) débiteur(s). Le Client ne conclura pas d’accords avec son (ses) débiteur(s) sur les créances ou les factures pour lesquelles il a déjà fait appel à The Invoice Managers , sauf si The Invoice Managers a donné son accord écrit préalable pour le faire.

3.5. Procédure judiciaire

S’il est nécessaire de prendre d’autres mesures juridiques et/ou de recourir à des tiers (par ex. des bureaux de recouvrement, huissiers de justice ou avocats) pour représenter les intérêts du Client, The Invoice Managers le notifiera par écrit au Client ou lui demandera son autorisation via le Logiciel. Si le Client est d’accord, il le confirmera par écrit ou via le Logiciel à The Invoice Managers, lui donnant ainsi un mandat irrévocable. Tous les coûts associés aux procédures ci-dessus et/ou au recours à des tiers sont à la charge du Client, les coûts effectués par The Invoice Managers pour le compte du client seront facturés au client. Dans les situations ci-dessus, The Invoice Managers a le droit de compenser ses factures et/ou les coûts payés à des tiers pour le compte du Client avec les montants réclamés et reçus au nom du Client via ces procédures judiciaires.

3.6. Créances douteuses

The Invoice Managers est libre d’arrêter totalement ou partiellement ou de refuser tout ordre de gestion de factures ou toute autre commande ou demande de conseil pour irrécouvrabilité.

3.7. Nom d’utilisateur et mot de passe

Le Client confirme que les informations concernant son enregistrement en tant que client sont véridiques, exactes et complètes. Un nom d’utilisateur et un mot de passe sont fournis au Client par The Invoice Managers. Le Client est responsable des activités effectuées sur son compte client par ses utilisateurs. Le Client doit immédiatement modifier son mot de passe à réception et avertir immédiatement The Invoice Managers s’il soupçonne que des tiers ont eu un accès non autorisé à son compte. Chaque utilisateur doit être enregistré séparément.

Un utilisateur ne peut pas transférer son nom d’utilisateur et son mot de passe à un tiers. Le nom d’utilisateur et le mot de passe sont strictement personnels. Le Client est responsable de la conservation sécurisée, de la confidentialité, de la sécurité et de leur utilisation correcte par lui-même et ses utilisateurs, et il prendra toutes les mesures nécessaires pour empêcher leur utilisation illicite et que des tiers en prennent connaissance.

3.8. Comportement interdit

Le Client ne téléchargera, stockera ou distribuera pas tout type de contenu ou de communication qui viole les droits de propriété intellectuelle ou la vie privée d’une personne ou qui pourrait raisonnablement être considéré comme un abus, une discrimination blasphématoire, une incitation à la haine, raciale ou ethnique ou diffamatoire, ainsi que des communications incitant des tiers à la violation de cet accord ou de la loi applicable.

Le Client ne peut pas télécharger ou distribuer des images pornographiques ou obscènes, ni d’autres fichiers qui entravent le fonctionnement normal du Logiciel. Pour se protéger, The Invoice Managers a le droit de participer activement, d’identifier et de communiquer des informations de support à toute personne qui subit un préjudice par la violation du contrat par le Client, et de communiquer ces informations aux autorités judiciaires ou un organisme d’enquête sans pouvoir en être tenue responsable par le Client de quelque manière. Le Client ne peut pas utiliser le Logiciel pour distribuer des communications non sollicitées telles que la publicité, le spam ou toute autre communication de nature promotionnelle. Le Client ne peut pas utiliser le Logiciel pour collecter des adresses e-mail ou d’autres informations d’identification, à d’autres fins que celles pour lesquelles le Logiciel est mis à disposition, à savoir la gestion de factures.

 

4. Obligations de The Invoice Managers

Les parties reconnaissent que lorsque et dès que The Invoice Managers a effectué une installation réussie (le lancement) de la Plateforme de suivi de gestion des factures, tous les engagements suivants de The Invoice Managers aux termes du présent Accord constituent une obligation de moyens.

The Invoice Managers peut interrompre la disponibilité des Services ou du Logiciel, entre autres pour raisons de maintenance. Une telle interruption, si et dans la mesure du possible, sera annoncée à l’avance (idéalement 48 heures) par la voie de communication que The Invoice Managers estime convenir. Cette interruption de service ne peut en aucune façon engager la responsabilité de The Invoice Managers ou donner droit à une indemnisation.

Pour les mises à jour, nouvelles versions ou options, des frais supplémentaires peuvent être demandés par la publication d’un avis de changement. Les garanties contenues dans l’accord sont les seules garanties de The Invoice Managers en ce qui concerne les Services et le Logiciel et elles sont données en lieu et place de toutes les autres garanties, y compris les garanties implicites ou les garanties de non-violation des droits de tiers.

 

5. Accès aux services

The Invoice Managers n’est pas responsable pour l’inaccessibilité de ses Services, ni pour toute insécurité causée par l’ordinateur du Client, le navigateur, le système d’exploitation, la connexion Internet, le pare-feu, le réseau, etc. Le Client lui-même, et non The Invoice Managers, est responsable de la mise à jour de la sécurité de son navigateur, y compris les correctifs, les mises à jour d’un ou plusieurs pare-feu et l’installation et la mise à jour de scanners de virus, le balayage de logiciels espions, logiciels malveillants et d’autres programmes délibérément malveillants, etc.

 

6. Modifications

Compte tenu de la nature des Services de The Invoice Managers et également compte tenu des développements ultérieurs des Services de The Invoice Managers, les présentes Conditions (y compris les tarifs) sont susceptibles de modification par The Invoice Managers. En cas de modifications des Conditions d’utilisation et/ou des tarifs, le Client en sera informé par écrit au moins (1) un mois avant le changement proposé. The Invoice Managers se réserve en tout temps le droit de modifier sans préavis les caractéristiques techniques et les spécifications des Services, du Logiciel et, le cas échéant, de la documentation.

 

7. Durée et résiliation

En acceptant ces Conditions, le Client et The Invoice Managers concluent un contrat de (1) un an, qui sera automatiquement renouvelé chaque année pour la même durée, à moins que l’accord par courrier recommandé ne soit dénoncé au moins trois (3) mois avant la fin de la période concernée, ou par la résiliation valide conformément à la présente clause. En cas d’annulation tardive, le prix sera dû pour toute la période.

L’utilisation du Logiciel implique l’acceptation des Conditions par le Client. Si le Client ne parvient pas à remplir une obligation en vertu de cet accord et des présentes Conditions (« Manquement »), The Invoice Managers peut suspendre l’exécution de ses obligations s’il n’est pas remédié à un tel manquement dans les dix (10) jours à compter de la date d’envoi de la mise en demeure. En cas de manquement répété ou grave ou en cas de risque de manquement grave par le Client, The Invoice Managers a le droit de suspendre l’accès aux Services ou au Logiciel, en tout ou en partie, avec effet immédiat, sans préavis et sans sans que cela n’ouvre un droit quelconque à une indemnisation au client. The Invoice Managers peut, sans préjudice de son droit à une indemnisation intégrale, résilier l’accord auquel ces Conditions sont applicables, y mettre fin sans préavis, avec effet immédiat, si le client ne remplit pas une obligation en vertu du contrat et s’il n’est pas remédié à un tel manquement dans les trente (30) jours après l’envoi de la mise en demeure. L’accord est résilié de plein droit avec effet immédiat en cas de cessation d’activité, de faillite ou de liquidation de l’une des parties. Le cas échéant, tous les engagements du Client seront immédiatement exigibles.

Les “trajets de rappel” dans CashflowByWeb qui n’ont pas été utilisés ne seront pas remboursés au Client par The Invoice Managers.

 

8. Prix et facturation

L’utilisation des Services et du Logiciel sera facturée conformément aux tarifs mentionnés sur la liste des prix ( « Liste des prix » ou l’offre) au moment de la livraison des Services et du Logiciel au Client. Les factures sont payables conformément aux conditions générales de facturation de The Invoice Managers. Pour les frais mensuels que le client doit payer à The Invoice Managers, le Client signera une autorisation écrite SEPA pour que le paiement de la facture puisse être automatiquement encaissé dans un délai maximum de dix (10) jours calendaires après la date de facturation, également la date d’échéance de la facture.

Le Client doit informer sa banque de l’autorisation accordée, en envoyant à la banque une photocopie du mandat SEPA. Si le Client omet d’aviser sa banque de cet encaissement et que l’encaissement SEPA n’est pas activé, les coûts supplémentaires seront répercutés au client.

Tous les prix s’entendent hors TVA.

Seront dus de plein droit et sans rappels, en cas de non paiement du montant de la facture à la date d’échéance, un intérêt de retard de 10% par an à partir de la date d’échéance sur le montant dû, majoré des frais de recouvrement et d’une indemnité forfaitaire de 15% du montant, avec un minimum de 125.

Le non-paiement d’une facture à la date d’échéance a pour conséquence l’exigibilité immédiate de toutes les factures impayées du Client. En l’absence de paiement de plus d’une facture due dans le cadre d’un contrat à durée déterminée, toutes les sommes dues jusqu’à la date de fin conventionnelle du contrat en question, sont exigibles intégralement et immédiatement dès le premier jour suivant la date d’échéance de la deuxième facture échue et impayée.

Le paiement sans réserve d’une partie du montant facturé vaut acceptation de cette facture. Les paiements partiels sont acceptés par The Invoice Managers sous toute réserve et sans aucune reconnaissance préjudiciable.

The Invoice Managers utilise CashflowByWeb pour le suivi de ses débiteurs. Le Client reconnaît que les fichiers jounreaux (logfiles) et l’horodatage (time stamp), comme indiqué dans l’article 10, peuvent être utilisés comme preuves valables au tribunal.

The Invoice Managers se réserve le droit d’arrêter les Services qui n’ont pas encore été fournis ou de suspendre l’exécution des Services, si elle en informe le Client à l’avance par écrit. Tout litige ou plainte concernant les factures doit être soumis par écrit à The Invoice Managers dans les huit (8) jours après l’envoi de la facture.

Une fois ce délai écoulé, ladite plainte sera jugée irrecevable et ne sera donc pas prise en compte, tandis que la facture sera considérée comme acceptée irrévocablement et intégralement.

La formule d’indexation des services est la suivante (article 57 de la loi du 30 mars 1976) : 80% du prix est lié à la référence nationale des coûts (salaires et cotisations sociales) publiés par Agoria Belgique. L’indexation est annuelle et ce fait en janvier, selon la formule suivante:

P=P0 {0,2 + 0,8 (X1 : X0)} avec:

  • P = le prix de révision
  • P0 = comprend le prix de base
  • X1 = comprend la référence nationale des coûts salariaux du mois de décembre avant la révision
  • X0 = comprend les mêmes coûts salariaux pour le mois de décembre précédant l’offre.

The Invoice Managers peut informer le Client de cette indexation par courrier ou par e-mail ou par toute autre communication électronique dans le Logiciel. Si l’indice Agoria n’est plus publié ou fait l’objet d’un changement important dans le contenu et la forme, un modèle similaire sera présenté.

Le Client ne peut pas compenser de factures, sauf si The Invoice Managers a donné son autorisation écrite expresse.

Si le Client demande une visite sur site de The Invoice Managers, des frais de transport seront calculés sur la base d’une indemnité kilométrique, selon les coûts mentionnés dans la Liste de prix.

Le Client accepte que The Invoice Managers lui envoie des factures électroniques. The Invoice Managers conserve le droit d’envoyer des factures par les moyens de communication conventionnels.

Le Client reconnaît qu’il est responsable du stockage approprié des factures électroniques et de l’accomplissement de toutes les autres exigences légales pour la réception des factures électroniques.

The Invoice Managers propose des conseils concernant les fonctionnalités pour l’utilisateur ou l’assistance à distance (RAP) après acceptation de l’offre correspondante par le Client. Ceci sera facturé aux prix applicables, mentionnés sur la Liste des prix.

 

9. Accès au journal, horodatage et preuve

The Invoice Managers enregistre l’accès à ses Services et au Logiciel dans un journal, ainsi que les messages envoyés et reçus, les factures, les rappels, et toute autre information pertinente sur la gestion de la facturation. Ce journal peut être reproduit sur papier ou sur tout autre type de support d’information. Ce journal fournit la preuve que l’accès a été procuré aux Services ou au Logiciel, à moins que le client ne puisse prouver le contraire. Il fournit la preuve que les rapports ci-dessus, les factures, les rappels ont effectivement été envoyés et reçus à la date indiquée dans le journal. Les documents ou copies relatives aux transactions par le Client, à la demande du Client et pour des raisons juridiques, seront facturés conformément aux prix mentionnés sur la Liste des prix. Les parties conviennent que ce journal (et, le cas échéant, l’horodatage) peut(peuvent) être utilisé(s ) comme preuve valable au tribunal sans préjudice du droit des parties d’apporter la preuve contraire.

 

10. Responsabilité

The Invoice Managers est uniquement responsable en cas de fraude, de faute intentionnelle et/ou de négligence grave dans l’exercice de ses obligations en vertu de l’accord. Sauf en cas de fraude, de faute intentionnelle et/ou de négligence grave, The Invoice Managers ne peut pas être tenue responsable et l’on ne pourra pas réclamer d’indemnité pour dommages directs ou indirects de nature financière, commerciale ou autre, comme la perte de temps, la perte de clients ou des dommages chez ses propres clients, perte de données, perte de revenus, manque à gagner, augmentation des frais généraux, interruption des activités commerciales, réclamations de tiers, perte de réputation ou d’économies attendues.

Au cas où The Invoice Managers doit payer des dommages-intérêts, cette responsabilité sera limitée dans tous les cas à la réparation de dommages directs prouvés. La responsabilité totale de The Invoice Managers est limitée au montant le plus élevé des deux montants suivants : 1.000 € ou un montant égal à un an de redevances exigibles pour les services de The Invoice Managers, calculées sur l’année précédente.

The Invoice Managers ne peut être en aucune façon tenue responsable pour les lacunes découlant des circonstances dans l’article 12 – ou par des tiers, en particulier les défauts matériels, les problèmes de connexion ou de télécommunications.

Sauf pour des dispositions plus spécifiques, toute plainte doit être présentée par écrit dans un délai de huit (8) jours après que le Client a eu connaissance (ou aurait raisonnablement du avoir connaissance) du fait qui a conduit à la plainte. The Invoice Managers sera dégagée de toute forme de responsabilité en cas de notification après la période mentionnée ci-dessus.

The Invoice Managers n’est pas responsable pour les produits/services du Client ou pour les matériels, logiciels, produits ou services de tiers. The Invoice Managers ne peut pas être tenue responsable de l’échec de l’infrastructure (logiciel et matériel) qui n’est pas sous la supervision complète de The Invoice Managers.

 

11. Force majeure

The Invoice Managers n’est pas responsable des dommages causés par le manquement ou le retard dans l’exécution des obligations résultant de force majeure, y compris la guerre, l’émeute, le terrorisme, les attaques, la grève, les conflits sociaux, les accidents, les incendies, les catastrophes naturelles, les inondations et les pannes de télécommunications.

La disponibilité des Services ou du Logiciel peut être suspendue en cas d’événements que The Invoice Managers ne contrôle pas raisonnablement. L’interruption et ses effets ne donneront en aucun cas droit à une indemnisation. L’incapacité financière du Client ne peut jamais être considérée comme force majeure. Lorsque les Services ou le Logiciel de The Invoice Managers sont interrompus par un cas de force majeure pendant une période de plus de trente (30) jours consécutifs, chacune des parties peut décider d’annuler le produit ou service concerné par l’événement de force majeure, avec une période de trente (30) jours de préavis.

 

12. Droits de propriété intellectuelle

The Invoice Managers est et demeure le propriétaire et/ou le bénéficiaire des droits de propriété intellectuelle et industrielle et de savoir-faire liés aux Services et au Logiciel, et reste libre de les utiliser à d’autres fins. Aucun autre droit n’est accordé au Client que ceux expressément énoncés dans l’accord.

Dans la mesure où The Invoice Managers met à disposition un logiciel ou de la documentation, The Invoice Managers accorde au Client à partir de la signature et pour la durée du contrat, une licence non transférable limitée et non exclusive d’utilisation du logiciel ou la documentation. L’utilisation est limitée aux propres fins professionnelles du Client lui-même. Il est de la responsabilité du Client de vérifier s’il a le droit d’utiliser le Logiciel dans sa juridiction.

Si le Logiciel ou les Services de The Invoice Managers doivent (devront) contenir des composants/pièces dont les droits appartiennent à des tiers, ces tiers peuvent demander au Client de signer un contrat de licence distinct. Le Client s’engage, dans ce cas, à signer le contrat qui lui sera soumis.

En cas de résiliation ou de suspension des Services ou du Logiciel, les licences associées seront également résiliées ou suspendues sur-le-champ. Le Client s’engage et veillera, dans le cas d’une annulation d’un service ou de la cessation de la livraison d’un produit, à retourner, à la demande de The Invoice Managers, le Logiciel, la documentation et toutes les copies de ceux-ci à The Invoice Managers et/ou à les supprimer et/ou les détruire.

Le Client doit prendre toutes les mesures nécessaires pour protéger les droits de propriété intellectuelle et industrielle de The Invoice Managers et, dans ce contexte, appliquer ce qui suit : Le Client doit veiller à ce que toutes les mentions de propriété, qui sont apposées sur les composants des Services ou du Logiciel soient tenus en bon état et entretenus. Le Client s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour veiller à ce que son personnel et toute personne qui peut avoir accès aux Services ou au Logiciel en préservent le caractère confidentiel. La structure, l’organisation et les codes du Logiciel sont des secrets commerciaux de The Invoice Managers et constituent l’information confidentielle appartenant à The Invoice Managers.

Dans le cas d’une plainte d’un tiers dans le cadre d’une violation par Invoice Managers des droits de propriété intellectuelle de tiers, le client doit aviser sans délai The Invoice Managers d’une telle plainte, fournir toutes les informations et l’assistance nécessaires et accorder à The Invoice Managers le droit de lancer une éventuelle procédure et d’entamer des négociations.

Au cas où The Invoice Managers estime qu’un programme aurait violé les droits de propriété intellectuelle d’un tiers, seule The Invoice Managers peut choisir, soit de modifier le programme incriminé de telle manière qu’il ne soit plus question de violation, soit d’obtenir le droit pour le Client pour continuer d’utiliser le programme, soit, si The Invoice Managers juge qu’aucune des deux options n’est réalisable, de résilier le droit d’utilisation du programme en question et de rembourser au Client la redevance payée pour ce programme au cours des 12 mois précédant la résiliation du programme en question.

Sans préjudice des droits de l’utilisateur en vertu de la législation relative à la protection des programmes informatiques, il est interdit au Client de:

  • modifier, traduire ou adapter le Logiciel de toute autre manière;
  • décompiler le Logiciel (convertir le logiciel en code) ou de le désassembler de quelque façon;
  • copier le Logiciel de quelque façon, et/ou
  • de transmettre le Logiciel ou la documentation de quelque façon, de s’en débarrasser ou de le céder sous-licence, de le louer, de le prêter ou de le distribuer à ou au sein de tiers.

The Invoice Managers se réserve le droit exclusif de corriger des erreurs. The Invoice Managers ne revendique pas la propriété du contenu des communications électroniques du Client via le Logiciel. Si le Client effectue une communication, il accorde à The Invoice Managers (ainsi qu’à toute filiale et titulaire de sous-licence) un droit irrévocable, dans le monde entier, pour la durée des droits de propriété intellectuelle, libre de redevances, avec droit de sous-licencier et une licence pour stocker, copier, reproduire, modifier, reformater et créer des travaux dérivés pour transmettre, distribuer, exposer en public et montrer le contenu de ces communications via le Logiciel, ainsi que l’utilisation occasionnelle et accessoire nécessaire pour maintenir opérationnel le Logiciel et les sites affiliés, via les médias technologiques existants ou nouveaux. Le Client accorde un droit irrévocable et une licence à The Invoice Managers pour utiliser le contenu du « fil » (thread) ou la compilation des communications dans le Logiciel en général, aux fins décrites ci-dessus, y compris les communications privées du Client et de ses utilisateurs.

 

13. Avis et annonces

Sauf convention contraire, toutes les informations, demandes et autres annonces seront réputés avoir été exécutés correctement si ces annonces écrites ont été faites par e-mail, sous forme d’annonce sur le site internet de The Invoice Managers, ou par courrier. Les messages électroniques, les connexions, les opérations sur le réseau et les transactions entre le Client et The Invoice Managers sont prouvés en utilisant les journaux et les fichiers de transaction conservés électroniquement par The Invoice Managers. Le Client accepte la valeur probante de ces données à moins qu’il ne puisse prouver le contraire avec ses propres données de journal du même Logiciel.

 

14. Invalidité

Si une disposition du présent accord est en violation d’une disposition légale ou réglementaire pour la protection d’une catégorie particulière de personnes, cette disposition doit être considérée comme inapplicable à ces personnes. Si une disposition du présent accord est nulle, annulable ou inapplicable, cette disposition sera, si possible, sera remplacée par une clause valide, légale et applicable reflétant le plus fidèlement possible les intentions originales. Si la disposition invalide, illégale ou inapplicable ne peut pas être substituée légalement, il ne sera pas donné suite à cette clause et cette clause sera considérée comme ne faisant pas partie de l’accord, sans affecter les autres dispositions de l’accord ou les rendre invalides.

 

15. Droit applicable – Tribunal compétent – Enregistrement

Pour l’application, l’interprétation et la mise en œuvre de ces Conditions générales, seul le droit belge est applicable. Le tribunal d’Anvers a la compétence exclusive pour prendre connaissance de tous les litiges pouvant survenir entre The Invoice Managers et le Client et ses utilisateurs autorisés. En outre, The Invoice Managers a toujours le droit de poursuivre le client devant le tribunal compétent du domicile du Client.

 

CHAPITRE II Déclaration de Confidentialité

1. Général

The Invoice Managers est très attaché aux principes de protection de vos données à caractère personnel. En utilisant notre site web, apps et autres produits et services vous vous déclarez d’accord à ce que cette politique de protection des données à caractère personnel s’applique aux données à caractère personnels traitées par nous.

Particulièrement attentif aux principes de protection des données personnelles, nous nous engageons à traiter vos données à caractère personnel de manière confidentielle et prudente. Nous adhérons à la législation actuelle en matière de protection de la vie privée et aux exigences du Règlement général sur la Protection des Données (internationalement appelé General Data Protection Regulation) (“GDPR”).

Nous ne collectons pas plus de données que nécessaire, ne conservons ces données pas plus longtemps que nécessaire et que légalement autorisé, nous limitons l’accès aux données, et nous ne fournissons pas d’informations à des tiers à moins d’y être légalement tenus.

La présente politique de protection des données à caractère personnel a pour objet de vous informer de la manière dont nous sommes susceptibles de traiter vos données à caractère personnel et de vous informer de vos droits à l’égard du traitement de ces données.

 

2. Champs d’application et principes généraux du traitement

2.1. Champs d’application

La présente politique de protection de données à caractère personnel, est applicable au traitement des données à caractère personnel des clients, débiteurs de clients et prospects.

2.2. Principes généraux

S’agissant des données qui ont vocation à être traitées par nous, les principes applicables sont les suivants:

  • les données doivent être traitées de manière loyale, licite et transparente (principe de licéité, loyauté et transparence);
  • les données ne peuvent être collectées que pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne pas être traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités (principe de limitation des finalités);
  • les données traitées doivent être pertinentes, adéquates et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées (principe de minimisation des données);
  • les données traitées doivent être exactes et mises à jour régulièrement ( principe de l’exactitude des données);
  • les données ne peuvent être conservées que pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées (principe de limitation de la conservation des données);
  • les données doivent être traitées de façon à garantir une sécurité appropriée desdites données au moyen de mesures techniques ou organisationnelles appropriées (principe de sécurité, d’intégrité et de confidentialité des données).

 

3. À propos des données à caractère personnel que nous collectons

Nous sommes susceptibles de collecter des données à caractère personnel vous concernant, qui relèvent de trois catégories:

3.1. À propos des données à caractère personnel que vous nous communiquez:
  • Données d’identification: nom, prénom, nom commercial, adresse résidentielle, adresse commerciale, adresse de facturation, adresse e-mail, numéro de téléphone (fixe/mobile), le sexe, …
  • Des renseignement sur le compte que vous utilisez pour accéder à nos services en ligne: identifiants, mots de passe, adresse e-mail, adresse IP, question et réponse de sécurité;
  • Des renseignements concernant des services
  • Plaintes ou retours d’information via les services d’assistances concernant votre expérience avec nous, remarques, suggestions, témoignages et autres retours d’informations,… ;
  • Données financières : numéro de compte bancaire, BIC CODE, nom du titulaire de compte, factures, comportement en matière de paiement, évaluation du crédit … ;
  • Vidéos ;
  • Préférences de communication ;
  • Toutes autre données à caractère personnel fournies volontairement par le client (p.e. au cours d’une correspondance avec The Invoice Managers)
3.2. À propos des données personnelles que nous collectons par le biais de notre site web

Lorsque vous fréquentez notre site web, les données suivantes peuvent être collectées: les pages visitées, sites web, quel navigateur vous utilisez, vos recherches sur internet à travers des cookies (https://theinvoicemanagers.com/fr/cookies/), et les données que vous entrez dans le site web. Sur base de ces données vous ne pouvez pas être identifié, mais cela permet à The Invoice Managers d’avoir des statistiques.

3.3. À propos des données personnelles qui sont communiquées par des tiers

Nous pouvons obtenir des données à caractère personnel par l’intermédiaire de tiers, y compris les banques de données publiques, les plateformes de réseaux sociaux (facebook, instagram, linkedin.), google analytics ou les agences marketing. Nous pouvons également obtenir des données à caractère personnel qui sont accessible au publiquement.

 

4. Fondement juridique et finalité du Traitement de Données à Caractère Personnel

The Invoice Managers traite des données à caractère personnel pour les finalités suivantes:

  • La conclusion et l’exécution du contrat que The Invoice Managers a conclu avec vous: la souscription d’abonnement, la commande de produits et services, la création d’un compte utilisateur, ainsi que la facturation, le suivi et l’encaissement de factures, éventuellement par l’intermédiaire de tiers ; plus généralement les données nécessaires pour la gestion de clients;
  • La prestation de services;
  • Le helpdesk;
  • L’amélioration des services et les intérêts légitimes commerciaux suivants:
    • Vous informer sur les produits et services, offres et promotions, bulletins d’information qui peuvent vous intéresser;
    • Collecte d’informations pour améliorer la qualité de services, développer de nouveaux produits et services : informations sur l’utilisateur, messages de service et autres messages électroniques;
    • Les données à caractère personnel peuvent être utilisés pour rédiger des profils d’utilisation et des statistiques. Ainsi nous pouvons envoyer des bulletins d’information et promotions personnalisés ou fournir des services qui sont adaptés à vos besoins spécifiques.
  • Se conformer à la législation applicable et protéger les intérêts légitimes:
    • identifier, prévenir et protéger contre les cas de fraude et toutes autres infractions, réclamations et autres responsabilités;
    • garantir la sécurité des réseaux et systèmes.
  • Autres finalités spécifiques pour lesquelles le consentement explicite peut être demandé.

 

5. Partage des données à caractère personnel

The Invoice Manager est en droit de partager vos données à caractère personnel aux sociétés et filiales du même groupe.

Nous sommes également en droit de partager vos données à caractère personnel avec nos partnenaires, fournisseurs ou autres employés de The Invoice Managers quand le traitement des données par ces tiers est nécessaire pour la réalisation, l’exécution, l’usage, la livraison, l’accès ou le traitement concernant nos produits et services.

Pour des raisons stratégiques ou d’autres motifs d’ordre professionnel, nous pouvons décider de céder ou de transférer une partie ou la totalité de nos activités. Dans le cadre d’une telle cession ou d’un tel transfert, nous sommes susceptibles de transmettre les informations que nous avons collectées et conservées (y compris les données personnelles) à toute personne ou entité impliquée dans l’opération en question.

Nous sommes en droit d’utiliser ou de partager des données personnelles en tant que de besoin à l’effet de respecter un(e) quelconque loi, règlement ou exigence juridique, ou afin d’exécuter le contrat conclu avec vous.

 

6. Protection des données à caractère personnel

The Invoice Managers prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos données à caractère personnel contre la destruction, la perte, la modification involontaire, les dommages ou la divulgation.

Malgré la politique de sécurité de The Invoice Managers et les mesures qu’elle prend, The Invoice Managers ne peut pas garantir la sécurité. Transmettre des données par internet ou l’enregistrement electronique n’est pas 100% sécurisé d’ou The Invoice Managers ne peut garantir la sécurité absolue.

Si, malgré les mesures de sécurité, il y a un incident de sécurité qui pourrait avoir des conséquences néfastes pour votre vie privée, The Invoice Managers vous informera immédiatement de l’incident et des mesures prises par The Invoice Managers pour limiter les conséquences et empêcher la répétition dans le futur.

Si vous avez quand-même l’impression que vos données ne sont pas bien sécurisées ou qu’il y a des indications d’abus, prenez directement contact avec nous via l’adresse e-mail suivante: .

 

7. Durée de conservation de vos données à caractère personnel

Nous conservons vos données pendant la durée nécessaire pour mener à bien les activités et finalités énoncées par la présente politique de protection des données à caractère personnel et respecter nos règles en matière de conservation des données à caractère personnel (sauf si la législation impose une durée de conservation plus longue).

 

8. Les droits qui vous sont conférés relativement à vos données à caractère personnel

Conformément au GDPR et autres règles, vous bénéficiez des droits suivants à l’égard de vos données à caractère personnel:

  • droit d’accès à vos données à caractère personnel. Ceci comprend aussi le droit de demander une copie;
  • droit de rectification, y compris le complètement de données incomplètes si celles-ci s’avèrent ne pas être précises;
  • droit à l’effacement de vos données à caractère personnel, dès qu’il n’y a plus de motif légitime pour le traitement;
  • droit à la limitation du traitement de vos données à caractère personnel;
  • droit à la portabilité de vos données à caractère personnel;
  • droit d’opposition au traitement de vos données à caractère personnel;

Si vous souhaitez utiliser l’un de ces droits, vous pouvez soumettre une demande écrite via l’adresse e-mail suivante: .

Afin de s’assurer que la personne qui fait la demande est bien la personne qu’il ou elle dit être, vous pouvez être invité à envoyer un copie de votre carte d’identité sur laquelle vous avez couvert votre photo d’identité et votre numéro de registre national.

La réception d’une demande est suivie d’une réflexion en prenant en compte les différents intérêts afin d’évaluer si la demande peut et doit être satisfaite, après quoi une réponse sera donnée à votre demande, en principe dans un délai maximum de trente jours.

Si les demandes sont infondées ou excessives, en particulier en raison de leur caractère répétitif, The Invoice Managers peut facturer des frais raisonnables ou refuser la demande.

Si vous n’avez pas reçu de réponse dans le délai espéré, ou si votre demande a été rejetée, vous pouvez faire opposition auprès de

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/

 

9. Application de prise de décision automatisée ?

La prise de décision automatisée est définié comme des décisions sur les individus qui se fonde uniquement sur le traitement des données automatisées et auxquelles des effets juridiques sont liés ou qui affectent les individus concernées de manière significative.

The Invoice Managers ne recourt par principe pas à un traitement automatisé pour la prise de décision.

 

10. Application, modification et accord avec la politique de protection de données à caractère personnel

Le traitement des données à caractère personnel du Client ou de ses employés par The Invoice Managers se passera conformément à la présente politique de confidentialité. A ce moment The Invoice Managers agira en qualité de responsable de traitement.

Le Client reconnaît qu’en cas de traitement de données à caractère personnel de ses client, il agira lui-même en qualité de responsable de traitement et The Invoice Managers agira en qualité de sous-traitant. Le traitement se passere conformément au contrat relatif au traitement de données entre les parties.

En utilisant notre site web, apps et autres produits et services vous vous déclarez d’accord à ce que cette politique de protection des données à caractère personnel s’applique aux données à caractère personnels traitées par nous.

The Invoice Managers peut à chaque moment et avec effet immédiat actualiser la présente politique de confidentialité pour assurer le respect de la législation applicable, ou la pratique modifiée, dans les limites de la réglementation applicable. En pareil cas, nous publierons la nouvelle version et modifierons la “date de la dernière mise à jour”. Nous vous recommendons de vérifier régulièrement si une nouvelle version est disponible.

 

11. Nous contacter

Si vous avez la moindre question concernant la présente politique de protection de données à caractère personnel , vous pouvez contacter:

Monsieur Henri De Swaef
Blauwtorenplein 2
2000 Antwerpen

BE0652.750.315
E-mail:

 

Téléchargez les CG et Déclaration de Confidentialité (PDF)