Case

Beerts & C° Accountants

Voor het beheer van de uitgaande facturen werkt accountantskantoor Beerts & C° Accountants samen met The Invoice Managers, powered by CashflowByWeb®.

“Met The Invoice Managers wordt ons een flink stuk van het facturenbeheer uit handen genomen, zonder dat we de controle en de persoonlijke aanpak met onze klanten verliezen,” stelt zaakvoerder-vennoot Matthias Trappers.

“We sparen tijd en geld met facturenbeheer via The Invoice Managers.”

Matthias Trappers

Zaakvoerder-Vennoot, Beerts & C° Accountants

Effectieve tijdbesparing

“We waren van mening dat we (te)veel tijd investeerden in het beheer van onze uitgaande facturen, tijd die we beter aan onze klanten kunnen besteden. We zijn dan eind vorig jaar in contact gekomen met Henri De Swaef, zaakvoerder van The Invoice Managers. In maart 2013 zijn we met de dienst van The Invoice Managers, powered by CashflowByWeb®, gestart.”

Voor het accountantskantoor bracht de overstap tevens een automatisering mee van de facturatie. “Net het feit dat de facturatie nu per e-mail wordt uitgestuurd, sprak ons aan. Het programma is ook heel gebruiksvriendelijk. Een korte opleiding volstond om er vlot mee te kunnen werken. Wanneer er toch nog vragen zijn, kunnen we altijd een beroep doen op de helpdesk van The Invoice Managers. Via CashflowByWeb® worden de facturen ’s nachts naar de klanten verstuurd. De volgende dag kunnen we in het systeem overlopen of alle e-mails goed zijn toegekomen. Onze klanten kunnen hun facturen heel gemakkelijk downloaden via de link die ze in hun e-mail vinden, vervolgens kunnen ze aanduiden of ze de factuur aanvaarden of niet.”

Nauwgezette opvolging

“Aan de hand van de bankuittreksels punten wij dagelijks de facturen af in Admin-IS (prestatie- en facturatie-programma) en via synchronisatie worden de betalingen doorgegeven aan CashflowByWeb®. Het opvolgen van de openstaande facturen wordt uitgevoerd door The Invoice Managers. Indien de klant de factuur bij het down-loaden niet aanvaardt, wordt er na acht dagen automatisch een bericht naar de klant gestuurd voor automatische aanvaarding. Is de betalingstermijn overschreden? Dan stuurt The Invoice Managers een herinnering per e-mail en wordt er gebeld met de klanten om hen aan te sporen de factuur te betalen. Indien nodig wordt een aangetekend schrijven (geregistreerde e-mail) verstuurd. Als er zich toch een probleem voordoet met de prestaties of met de factuur, worden we verwittigd en handelen wij eventueel het dossier zelf persoonlijk af.”

Matthias Trappers en Bert Beerts zijn heel tevreden dat ze de overstap hebben gemaakt. “We hebben de goede beslissing genomen. Het systeem is heel eenvoudig, flexibel en gebruiksvriendelijk. We sparen dus flink wat tijd en geld uit. Het automatische facturenbeheer ondersteund door The Invoice Managers is een doeltreffend systeem en het persoonlijke contact met de klant blijft gewaarborgd.”

Alle communicatie met de klanten wordt door The Invoice Managers nauwkeurig gearchiveerd. Doet er zich dan toch eens een pertinente wanbetaling voor, dan beschikt Beerts & C° Accountants meteen over een volledig juridisch dossier.

Wilt u ook dat úw facturen sneller worden betaald?

Neem contact op