Algemene Voorwaarden en Privacyverklaring van The Invoice Managers BVBA • CashflowByWeb®

Download AV en Privacyverklaring (PDF)

 

HOOFDSTUK I: Algemene Voorwaarden

1. Voorwerp

Deze algemene Voorwaarden (“Algemene Voorwaarden”) voor The Invoice Managers BVBA, gevestigd en kantoorhoudende aan het Blauwtorenplein 2, 2000 Antwerpen, België, ingeschreven in het R.P.R. te Antwerpen onder nummer BE0652 750 315 (“The Invoice Managers” of “ons” of “wij”) regelen de levering en het gebruik van de diensten, inclusief de CashflowByWeb® Software (“Software”) geleverd door The Invoice Managers (gezamenlijk “Diensten” genoemd). De Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle Diensten, zowel die rechtstreeks worden geleverd aan de Klant, als de Diensten die indirect worden geleverd via een tussenpersoon die handelt namens de Klant.

Deze Algemene Voorwaarden sluiten van rechtswege de voorwaarden van de Klant volledig en onherroepelijk uit.

 

2. Aanbod

Alle offertes en/of aanbiedingen zijn geldig gedurende 2 weken vanaf datum van de offerte. Tussen The Invoice Managers en de Klant komt een overeenkomst tot stand, zodra The Invoice Managers de opdracht van de Klant schriftelijk heeft aanvaard.

 

3. Plichten van de Klant

3.1. Algemeen

Het is de Klant niet toegestaan wijzigingen aan te brengen aan de The Invoice Managers Diensten of Software. De Klant is aansprakelijk voor eventuele schade voortvloeiend uit wijzigingen die niet worden toegestaan of erkend door The Invoice Managers , uit het ongeoorloofde gebruik van de Software of Diensten of gebruik in strijd met het doel van de Software of Diensten. De Klant verbindt zich ertoe geen gegevens doelbewust, derhalve opzettelijk te downloaden, te verzenden of te verspreiden die virussen, wormen, spyware, malware of andere gelijkwaardige schadelijke programma’s bevatten.

Hij zal evenmin verrichtingen of transacties uitvoeren die de werking van de Diensten of Software of van om het even welk programma, computer of telecommunicatiemiddel kunnen onderbreken, vernietigen of beperken.

Het is de verantwoordelijkheid van de Klant om er voor te zorgen dat zijn schuldenaars het gebruik van de Software voor bewijsdoeleinden zoals omschreven in clausule 10 aanvaarden.

3.2. Vereiste hardware, software en telecommunicatiediensten

De Klant erkent dat hij verantwoordelijk is voor de keuze, aankoop en werking van de hardware, software en/of telecommunicatiediensten die nodig zijn om de verbinding tot stand te brengen met de The Invoice Managers Diensten of Software, en voor de keuze van elektronische handtekening en overeenstemmend digitaal certificaat. De Klant is verantwoordelijk voor de installatie en de daaraan verbonden kosten van aankoop en/of licenties zoals hardware, software en/of telecommunicatiediensten. The Invoice Managers is niet aansprakelijk voor hardware, software, producten en diensten van derden, zoals telecommunicatie-uitrusting, besturingssystemen en internet browsers, e-mail, elektronische handtekeningen en overeenstemmende digitale certificaten, en elk ander programma.

The Invoice Managers behoudt zich te allen tijde het recht voor wijzigingen aan te brengen aan de vereisten waaraan de software, hardware en telecommunicatiediensten van de Klant moeten voldoen. Behoudens uitzonderlijke of dringende omstandigheden verbindt The Invoice Managers zich ertoe de Klant een redelijke termijn toe te kennen om de eventueel vereiste aanpassingen uit te voeren.

De Klant moet niet alleen de technische en veiligheidsvoorschriften van The Invoice Managers naleven, maar moet ook de nodige maatregelen nemen om zijn eigen gegevens te bewaren en te achterhalen in geval van verlies.

3.3. Opslag – Bewaring

The Invoice Managers maakt een back-up, bij een eventueel systeem restore, of te wel herinstallatie zal de meeste recente data terug geplaatst worden.

Alle data welke is verwerkt na de laatste back-up en het moment van herstelinstallatie van de meest recente opgeslagen data, zullen opnieuw door de Klant, en voor haar rekening, moeten worden ingevoerd om zeker te stellen dat alle data ook daadwerkelijk weer beschikbaar is. Wanneer de Klant een opmaat gemaakte back-up wenst van zijn data zal dit met The Invoice Managers worden besproken en zal de Klant een gepaste offerte worden overhandigd. Bij akkoord van de offerte zal de Klant een extra vergoeding betalen aan The Invocie Managers conform offerte.

Indien en zodra de overeenkomst tussen The Invoice Managers en de Klant wordt beëindigd, zoals in clausule 7 beschreven, heeft The Invoice Managers het recht alle data behorende tot de Klant te verwijderen van de servers van The Invoice Managers vanaf een maand nadat de overeenkomst is beëindigd, hetgeen haar ontslaat van alle verantwoordelijkheid daaromtrent.

3.4. Bewijsstukken en details

De Klant is verplicht om aan The Invoice Managers alle nodige en nuttige details en bewijsstukken over te leggen opdat The Invoice Managers het overeengekomen facturenbeheer of andere Diensten kan uitvoeren. De Klant ziet erop toe dat deze details en bewijsstukken naar beste weten juist en volledig zijn, en dat het overleggen ervan gebeurt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. The Invoice Managers kan niet aansprakelijk worden gesteld voor het niet of niet tijdig invoeren van betalingen door de Klant in de Software. Het is de verantwoordelijkheid van de Klant zelf te allen tijde betalingen en betalingsinformatie tijdig in te voeren. Bij het uitblijven ervan is The Invoice Managers genoodzaakt kosten te maken voor het verkrijgen resp. inbrengen van deze aanvullende informatie, die op de Klant verhaalbaar zijn. De Klant zal onmiddellijk alle betalingen, correspondentie of andere contacten tussen de Klant en zijn schuldenaar(s) aan The Invoice Managers meedelen. De Klant zal geen overeenkomsten sluiten met zijn schuldenaar(s) over de vorderingen of facturen waarvoor reeds een beroep werd gedaan op The Invoice Managers , tenzij The Invoice Managers hiervoor schriftelijke toestemming heeft verleend.

3.5. Gerechtelijke procedure

Indien het noodzakelijk is om verdere juridische stappen te ondernemen en/of derden (bv. incassospecialisten, deurwaarders of advocaten) in te schakelen om de belangen van de Klant te behartigen, zal The Invoice Managers hiervoor aan de Klant schriftelijk of via de Software toestemming vragen. Indien de Klant akkoord gaat, zal hij dat schriftelijk of via de Software bevestigen en zo aan The Invoice Managers een uitdrukkelijk mandaat geven. Alle kosten die verbonden zijn met bovenstaande procedures en/of de inschakeling van derden zijn voor rekening van de Klant, kosten door The Invoice Managers namens de klant gemaakt, worden aan de klant doorgerekend. The Invoice Managers heeft in bovengenoemde situaties het recht haar facturen en/of kosten namens de Klant aan derden betaald, te verrekenen met de in opdracht van de Klant gevorderde en ontvangen bedragen via deze gerechtelijke procedures.

3.6. Oninbare schulden

Het staat The Invoice Managers vrij een facturenbeheer opdracht of elke andere opdracht of vraag om advies geheel of gedeeltelijk stop te zetten of te weigeren, wegens oninbaarheid.

3.7. Gebruikersnaam en paswoord

De Klant bevestigt dat de informatie naar aanleiding van zijn klantenregistratie waarheidsgetrouw, accuraat en volledig is. Een gebruikersnaam en paswoord worden aan de Klant verstrekt door The Invoice Managers. De Klant is verantwoordelijk voor activiteiten die door zijn gebruikers binnen zijn klantenaccount plaatsvinden. De Klant moet zijn paswoord onmiddellijk wijzigen na ontvangst en The Invoice Managers terstond inlichten wanneer hij vermoedt dat derden zich ongeoorloofd toegang tot zijn account hebben verschaft. Elke gebruiker moet afzonderlijk worden geregistreerd.

Een gebruiker mag zijn gebruikersnaam en paswoord niet doorgeven aan een derde. Gebruikersnaam en paswoord zijn strikt persoonlijk. De Klant is verantwoordelijk voor de veilige bewaring, vertrouwelijkheid, beveiliging en correct gebruik ervan, door hemzelf en zijn gebruikers, en zal alle nodige stappen nemen om ongeoorloofd gebruik en kennisname ervan door derden te voorkomen.

3.8. Verboden gedrag

De Klant zal elke vorm van inhoud of communicatie die inbreuk maakt op de intellectuele eigendomsrechten of persoonlijke levenssfeer van welke persoon dan ook, of die redelijkerwijze wordt beschouwd als misbruik, godslasterlijk, haatverspreiding, of raciale of etnische discriminatie, of lasterlijk is, niet uploaden, bewaren of verspreiden evenals communicatie die anderen aanspoort tot schending van deze overeenkomst of toepasselijke wetgeving.

De Klant mag geen pornografische of obscene beelden uploaden of verspreiden, of andersoortige bestanden die de normale werking van de Software belemmeren. Om zichzelf te beschermen, heeft The Invoice Managers het recht actief mee te werken, identificatiegegevens en ondersteunende informatie mee te delen aan elke persoon die schade ondervindt door de schending van de overeenkomst door de Klant, alsook dergelijke gegevens mee te delen aan de gerechtelijke overheid of onderzoeksinstantie zonder dat zij daarvoor op enigerlei wijze aansprakelijk kan worden gesteld door de Klant. De Klant mag de Software niet gebruiken om ongevraagde communicatie te verspreiden zoals advertenties, spam of andere communicatie van promotionele aard. De Klant mag de Software niet gebruiken voor het verzamelen van email adressen of andere identificatiegegevens, anders dan voor het doel waarvoor de Software beschikbaar wordt gesteld, te weten facturenbeheer.

 

4. Verplichtingen van The Invoice Managers

De partijen erkennen dat indien en zodra The Invoice Managers een geslaagde installatie (het opstarten) van het Facturenbeheerbewakingsplatform heeft uitgevoerd, alle volgende verbintenissen van The Invoice Managers in deze overeenkomst een inspanningsverbintenis vormen.

The Invoice Managers kan de beschikbaarheid van Diensten of Software onder meer om onderhoudsredenen onderbreken. Een dergelijke onderbreking zal, indien en voor zover mogelijk, vooraf (met een streeftermijn van 48 uur) worden aangekondigd op een wijze die The Invoice Managers geschikt acht. Deze onderbreking van dienstverlening kan op geen enkele manier tot aansprakelijkheid van The Invoice Managers leiden of enig recht tot schadevergoeding doen ontstaan.

Voor updates, nieuwe versies of opties kunnen bijkomende vergoedingen worden gevraagd via de publicatie van een bericht van wijziging. De in de overeenkomst opgenomen garanties zijn de enige garanties van The Invoice Managers met betrekking tot de Diensten en Software en worden gegeven in plaats van alle andere garanties, met inbegrip van impliciete garanties of garanties van niet-schending van rechten van derden.

 

5. Toegang tot de diensten

The Invoice Managers is niet aansprakelijk voor de ontoegankelijkheid van haar Diensten noch voor onzekerheden die worden veroorzaakt door de computer van de Klant, door de browser, het besturingssysteem, de internetverbinding, de firewall, het netwerk, enz.. De Klant zelf, en niet The Invoice Managers, is verantwoordelijk voor het updaten van de beveiliging van zijn browser, inclusief patches, updates van een of meerdere firewall, installeren en up-to-date houden van virusscanners, scanning voor spyware, malware en andere moedwillig schadelijke programma’s, enz.

 

6. Wijzigingen

Gelet op de aard van dienstverlening van The Invoice Managers en tevens gelet op de verdere ontwikkeling van de The Invoice Managers Diensten, zijn deze Voorwaarden (inclusief de tarieven) vatbaar voor wijzigingen door The Invoice Managers. In geval van wijzigingen van Algemene Voorwaarden en/of tarieven, wordt de Klant tenminste (1) één maand voorafgaand aan de voorgestelde wijziging hiervan schriftelijk in kennis gesteld. The Invoice Managers behoudt zich te allen tijde het recht voor technische kenmerken en specificaties van de Diensten, Software en, indien van toepassing, de documentatie zonder voorafgaande kennisgeving te wijzigen.

 

7. Duur en beëindiging

Door aanvaarding van deze Voorwaarden sluiten de Klant en The Invoice Managers een overeenkomst van (1) één jaar die voor dezelfde duur jaarlijks stilzwijgend wordt verlengd, tenzij de overeenkomst per aangetekend schrijven wordt opgezegd minstens drie (3) maanden vóór het einde van de betreffende periode, of door geldige beëindiging overeenkomstig deze clausule. Bij niet tijdige opzegging is de vergoeding over de gehele periode verschuldigd.

Het gebruik van de Software betekent aanvaarding van de Voorwaarden door de Klant. Indien de Klant een verplichting uit de overeenkomst en deze Voorwaarden niet nakomt (“Inbreuk”), mag The Invoice Managers de uitvoering van haar verplichtingen opschorten indien deze tekortkoming niet is hersteld binnen tien (10) dagen vanaf de verzendingsdatum van een ingebrekestelling. In geval van een herhaalde of ernstige Inbreuk of in geval van risico op ernstige Inbreuk door de Klant, heeft The Invoice Managers het recht om toegang tot de Diensten of Software op te schorten, volledig of gedeeltelijk, met onmiddellijke ingang, zonder voorafgaande ingebrekestelling en zonder aan de Klant enig recht op schadeloosstelling toe te kennen. The Invoice Managers kan, onverminderd haar recht op volledige schadevergoeding, de overeenkomst, waarop deze Voorwaarden van toepassing zijn, ontbinden zonder bijkomende ingebrekestelling, met onmiddellijke ingang, als de andere partij een verbintenis uit de overeenkomst niet nakomt en wanneer dit verzuim niet ongedaan is gemaakt binnen dertig (30) dagen na verzending van de ingebrekestelling. De overeenkomst wordt van rechtswege beëindigd met onmiddellijke ingang in geval van beëindiging van activiteiten, faillissement of vereffening van een der partijen. In voorkomend geval zijn alle verplichtingen van de Klant onmiddellijk opeisbaar.

De “rappeltrajecten” binnen CashflowByWeb die niet zijn gebruikt, worden niet terug betaald door The Invoice Managers aan de Klant.

 

8. Prijzen en facturatie

Het gebruik van de Diensten en Software zal worden gefactureerd overeenkomstig de tarieven vermeld op de prijslijst (“Prijslijst”) op het ogenblik van levering van de Diensten en Software aan de Klant. Facturen zijn betaalbaar overeenkomstig The Invoice Managers algemene factuurvoorwaarden. Voor de invordering van de maandelijkse lasten, welke de Klant aan The Invoice Managers moet voldoen, wordt vooraf van de Klant een schriftelijke SEPA machtiging gevraagd opdat de betalingen van de factuur automatisch kunnen worden geïncasseerd binnen maximaal 10 (tien) kalenderdagen na factuurdatum, tevens de vervaldag van de factuur.

De Klant dient zijn bankrelatie te informeren over de verleende machtiging, door een fotokopie van deze SEPA machtiging aan de bank te overleggen, opdat de bank voorbereid is op deze automatische incasso. Indien de Klant in gebreke blijft zijn bank hierover te informeren waardoor de SEPA incasso niet geactiveerd is, worden de bijkomende kosten doorgerekend aan de Klant.

Alle prijzen zijn exclusief BTW.

Bij niet-betaling van het verschuldigde bedrag op de vervaldag is de Klant van rechtswege en zonder ingebrekestelling vanaf die vervaldag een boeterente verschuldigd van 10 % interest per jaar op dat bedrag, vermeerderd met de incassokosten, een forfaitaire schadevergoeding van 15 % op dat bedrag, met een minimum van € 125.

De niet-betaling van een factuur of een rekening op de vervaldag heeft de onmiddellijke opeisbaarheid van alle nog openstaande facturen en rekeningen van de Klant tot gevolg. Bij gebrek aan betaling van meer dan één vervallen factuur betreffende een contract van bepaalde duur worden alle bedragen verschuldigd tot aan de conventionele einddatum van het desbetreffende contract integraal en onmiddellijk opeisbaar op de eerste dag volgend op de vervaldag van de tweede vervallen, doch niet-betaalde factuur.

De betaling zonder enig voorbehoud van een gedeelte van het gefactureerde bedrag geldt als aanvaarding van die factuur. Gedeeltelijke betalingen worden door The Invoice Managers aanvaard onder alle voorbehoud en zonder enige nadelige erkentenis.

The Invoice Managers gebruikt CashflowByWeb voor de opvolging van zijn debiteuren. De Klant aanvaardt dat de log bestanden en de tijdstempel (time stamp), zoals vermeld in clausule 10, mogen worden gebruikt als rechtsgeldig bewijs bij de rechtbank.

The Invoice Managers behoudt zich het recht voor nog niet geleverde Diensten stop te zetten of de uitvoering van Diensten op te schorten indien ze de Klant hiervan op voorhand schriftelijk informeert. Elke betwisting, klacht, inzake facturen moet aan The Invoice Managers schriftelijk worden voorgelegd binnen acht (8) werkdagen na verzending van de factuur.

Indien eenmaal deze periode is verstreken, wordt de aldus ingediende klacht als niet ontvankelijk verklaard en derhalve niet in behandeling genomen, terwijl de factuur als onherroepelijk en volledig geaccepteerd wordt beschouwd.

De indexatieformule voor diensten en prestaties is als volgt (Artikel 57 van de wet van 30 maart 1976): de prijzen zijn voor 80% gekoppeld aan de nationale referentie loonkosten (lonen en sociale lasten) gepubliceerd door Agoria België. Ze zijn jaarlijks aanpasbaar in januari volgens de volgende formule:

P=P0 {0,2 + 0,8 (X1 : X0)} met:

  • P = de herzieningsprijs
  • P0 = omvat de basisprijs
  • X1 = omvat de nationale referentie loonkosten van de maand december voorafgaand aan de herziening
  • X0 = omvat dezelfde loonkosten van de maand december voorafgaand aan de offerte.

The Invoice Managers kan de Klant over een dergelijke indexatie inlichten per brief of e-mail of elke andere elektronische communicatie in de Software. Ingeval de Agoria-index niet langer zouden worden gepubliceerd of een substantiële wijziging zouden ondergaan qua inhoud en vorm, zal een vergelijkbare index worden voorgesteld.

De Klant mag geen facturen verrekenen, tenzij The Invoice Managers hiervoor uitdrukkelijk schriftelijke toestemming heeft gegeven.

Indien de Klant een bezoek ter plaatse van The Invoice Managers vraagt, dan zullen reiskosten op basis van een kilometervergoeding worden berekend volgens de kosten vermeld in de Prijslijst.

De Klant aanvaardt dat The Invoice Managers facturen elektronisch verzendt. The Invoice Managers heeft altijd het recht facturen te versturen via de conventionele communicatiemiddelen.

De Klant erkent dat hij verantwoordelijk is voor de geschikte bewaring van de elektronische facturen en voor het vervullen van alle andere wettelijke vereisten inzake het ontvangen van elektronische facturen.

Advies over gebruikersfunctionaliteiten of bijstand op afstand (RAP) wordt aangeboden door The Invoice Managers na aanvaarding van de desbetreffende offerte door de Klant en zal worden gefactureerd volgens de toepasselijke prijzen vermeld op de Prijslijst.

 

9. Toegang log, tijdstempel en bewijs

The Invoice Managers registreert de toegang tot haar diensten en Software een log, alsook van de verzonden en ontvangen boodschappen, facturen, herinneringen, en elke andere relevante informatie over facturenbeheer. Deze log kan gereproduceerd worden op papier of op elk ander type informatiemedium. Het verschaft bewijs dat er toegang is geweest tot de Diensten of Software, tenzij de Klant het tegendeel kan bewijzen. Het verschaft bewijs dat de bovenvermelde berichten, facturen, herinneringen inderdaad werden verzonden en ontvangen op het ogenblik zoals gedateerd in de log. Stukken of kopieën betreffende transacties door de Klant, op vraag van de Klant en voor juridische redenen, worden gefactureerd overeenkomstig de prijzen vermeld op de Prijslijst. Partijen gaan akkoord dat deze log (en indien van toepassing ook de tijdstempel) mogen worden gebruikt als rechtsgeldig bewijs bij de rechtbank onverminderd het recht van de partijen tegenbewijs te leveren.

 

10. Aansprakelijkheid

The Invoice Managers is enkel aansprakelijk voor fraude, opzet en/of grove fout in het uitvoeren van zijn verplichtingen onder de overeenkomst. Behalve in het geval van fraude, opzet of grove fout, kan The Invoice Managers niet aansprakelijk worden gesteld en zal geen aanspraak kunnen worden gemaakt opeen vergoeding voor directe of indirecte gevolgschade van financiële, commerciële of enige andere aard, zoals tijdverlies, verlies van of schade aan de eigen klanten, verlies van gegevens, verlies van inkomsten, winstderving, toename van algemene bedrijfsonkosten, verstoring van zakelijke activiteiten, vorderingen van derden, bekendheid of verwachte besparingen.

In geval The Invoice Managers aansprakelijk wordt gesteld om schade te vergoeden, blijft deze aansprakelijkheid in alle gevallen beperkt tot het herstellen van bewezen directe schade. De totale aansprakelijkheid van The Invoice Managers blijft beperkt tot het hoogste van de volgende twee:: € 1.000 of een bedrag gelijk aan één jaar van verschuldigde vergoedingen voor de diensten van The Invoice Managers, berekend over het afgelopen jaar.

The Invoice Managers kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor tekortkomingen die voortvloeien uit omstandigheden in clausule 12 – of door toedoen van derden, meer in het bijzonder, hardwaredefecten, problemen met verbindingen of telecommunicatie.

Behalve voor meer specifieke bepalingen moet elke klacht schriftelijk worden voorgelegd, binnen acht (8) dagen nadat de Klant wist (of redelijkerwijs op de hoogte behoorde te zijn) van het feit dat tot de klacht heeft geleid. The Invoice Managers wordt van elke vorm van aansprakelijkheid ontslagen in geval van melding na voornoemde periode.

The Invoice Managers is niet verantwoordelijk voor producten /diensten van de Klant of voor de hardware, software, producten of diensten van derden. The Invoice Managers kan niet aansprakelijk worden gesteld voor het in gebreke blijven van infrastructuur (software en hardware) die niet onder het volledig toezicht staat van The Invoice Managers.

 

11. Overmacht

The Invoice Managers is niet verantwoordelijk voor schade veroorzaakt door de niet-nakoming of de vertraging bij de nakoming van de verplichtingen die voortvloeien uit overmacht, waaronder oorlog, oproer, terrorisme, aanslagen, staking, sociale conflicten, ongevallen, brand, natuurrampen, overstromingen en telecommunicatiestoringen.

De beschikbaarheid van Diensten of Software kan worden opgeschort in geval van gebeurtenissen waarover The Invoice Managers geen redelijke controle heeft. De onderbreking en haar gevolgen zullen in geen geval leiden tot een recht op schadevergoeding. Het financiële onvermogen van de Klant kan nooit in aanmerking komen als overmacht. Wanneer door een geval van overmacht de Diensten of Software van The Invoice Managers onderbroken worden gedurende een periode van meer dan dertig (30) opeenvolgende dagen, kan elke partij besluiten het product of de dienst getroffen door het geval van overmacht te annuleren, met een opzegtermijn van dertig (30) dagen.

 

12. Intellectuele eigendomsrechten

The Invoice Managers is en blijft de eigenaar en/of rechthebbende van de intellectuele en industriële eigendomsrechten en de knowhow verbonden aan Diensten en Software, en blijft vrij om die te gebruiken voor alle andere doeleinden. Aan de Klant worden geen andere rechten toegekend dan deze uitdrukkelijk vermeld in de overeenkomst.

In de mate waarin The Invoice Managers software of documentatie ter beschikking stelt, verleent The Invoice Managers aan de Klant vanaf de ondertekening en voor de duur van de overeenkomst een niet-overdraagbare, beperkte, niet-exclusieve licentie tot gebruik van deze software of documentatie. Het gebruik is beperkt tot de eigen professionele doeleinden van de Klant zelf. Het is de verantwoordelijkheid van de Klant om te controleren of hij gerechtigd is de Software in zijn rechtsgebied te gebruiken.

Indien de The Invoice Managers Software of Diensten componenten/onderdelen (zullen) moeten bevatten waarvan de rechten aan derden toebehoren, kunnen deze derden de Klant vragen een afzonderlijk licentiecontract te ondertekenen. De Klant verbindt zich ertoe in dat geval het hem voorgelegde contract te zullen ondertekenen.

In geval van beëindiging of opschorting van Diensten of Software, worden de eraan verbonden licenties eveneens onmiddellijk beëindigd of opgeschort. De Klant verbindt zich ertoe en ziet erop toe in het geval van een annulering van een dienst of stopzetting van levering van een product, op verzoek van The Invoice Managers, de software, documentatie en alle kopieën ervan aan The Invoice Managers terug te bezorgen, en uit te wissen en/of te vernietigen.

De Klant moet alle nodige maatregelen nemen om de intellectuele en industriële eigendomsrechten van The Invoice Managers te beschermen en in het kader daarvan het volgende toe te passen: De Klant dient erop toe te zien dat alle eigendomsvermeldingen die op de onderdelen van Diensten of Software zijn aangebracht in goede staat worden bewaard en onderhouden. De Klant verbindt zich ertoe alle nodige maatregelen te nemen opdat zijn personeel en iedere persoon die toegang kan hebben tot Diensten of Software het vertrouwelijke karakter ervan zal bewaren. De structuur, organisatie en softwarecodes zijn handelsgeheimen van The Invoice Managers en vormen vertrouwelijke informatie die toebehoort aan The Invoice Managers.

In geval van een klacht van een derde die verband houdt met een inbreuk door The Invoice Managers op de intellectuele rechten van derden, verbindt de Klant zich ertoe The Invoice Managers onverwijld op de hoogte te stellen van een dergelijke klacht, alle informatie en bijstand te verlenen en aan The Invoice Managers het recht toe te kennen de eventuele procedure en de onderhandelingen te voeren.

Indien The Invoice Managers oordeelt dat enig programma een inbreuk zou hebben gepleegd op de intellectuele eigendomsrechten van een derde, heeft enkel The Invoice Managers de keuze hetzij om het inbreukmakende programma zodanig te wijzigen dat er geen sprake meer is van een inbreuk, hetzij het recht voor de Klant te verkrijgen om het gebruik van het programma voort te zetten, hetzij, zo The Invoice Managers oordeelt dat geen van beide opties haalbaar zijn, het gebruiksrecht voor het betrokken programma te beëindigen en de reeds door de Klant voor dergelijk programma betaalde vergoeding gedurende de 12 maanden voorafgaand aan het beëindigen van het betreffende programma terug te betalen.

Zonder afbreuk te doen aan de rechten van de gebruiker op grond van de wetgeving betreffende de bescherming van computerprogramma’s, is het de Klant niet toegestaan:

  • de Software te wijzigen, te vertalen of op enige andere manier aan te passen;
  • de Software te decompileren (het omzetten van de software naar code) of te disassembleren op welke wijze ook;
  • de Software te kopiëren op welke wijze ook, en/of
  • de Software of de documentatie op geen enkele wijze door te geven, van de hand te doen of, af te staan in sublicentie, te leasen, uit te lenen of te verdelen aan of onder derden.

The Invoice Managers behoudt zich het exclusieve recht voor fouten te corrigeren.

The Invoice Managers maakt geen aanspraak op de eigendomsrechten van de inhoud van de elektronische communicatie van de Klant, gedaan via de Software. Indien de Klant communicatie voert, verleent hij aan The Invoice Managers (en elk filiaal en sublicentiehouder) een onherroepelijke, wereldwijde, voor de duur van de intellectuele eigendomsrechten, royaltyvrij, sublicensieerbaar recht en licentie om te bewaren, kopiëren, reproduceren, aanpassen, herformatteren, en afgeleide werken te maken, doorgeven, verspreiden, publiek vertonen en opvoeren van de inhoud van dergelijke communicaties via de Software alsook incidenteel en bijkomende gebruik nodig om de Software en geaffilieerde sites operationeel te houden, via elke thans bestaande of nieuwe media of technologie. De Klant verleent een onherroepelijk recht en licentie aan The Invoice Managers om de inhoud van de “thread” of compilatie van communicaties in de Software in het algemeen, voor hoger omschreven doeleinden te gebruiken, inclusief de eigen communicatie van de Klant en zijn gebruikers.

 

13. Mededelingen en aankondigingen

Behalve wanneer anders overeengekomen, worden alle mededelingen, aanvragen en andere aankondigingen verondersteld correct te zijn uitgevoerd wanneer dergelijke meldingen schriftelijk gebeuren via e-mail, in een aankondiging op de The Invoice Managers Internet website of per post. Elektronische berichten, connecties, operaties op het netwerk en transacties tussen de Klant en The Invoice Managers worden bewezen door de logs en transactiebestanden die elektronisch worden bewaard door The Invoice Managers. De Klant aanvaardt de bewijswaarde van deze gegevens, tenzij hij op basis van zijn eigen log gegevens verkregen uit dezelfde software, het tegendeel kan bewijzen.

 

14. Ongeldigheid

Indien enige bepaling van deze overeenkomst in strijd zou zijn met een wettelijke of reglementaire bepaling ter bescherming van een bepaalde categorie van personen, moet die bepaling worden beschouwd als niet toepasselijk op die personen. Indien een bepaling van deze overeenkomst als nietig, vernietigbaar of niet-afdwingbaar wordt bevonden of komt te zijn, dan zal deze bepaling, indien mogelijk, en in de mate waarin deze clausule nietig, vernietigbaar of niet-afdwingbaar is, worden vervangen door een geldige, wettelijke en afdwingbare clausule, die de oorspronkelijke bedoelingen zo goed mogelijk weerspiegelt. Indien de ongeldige, onwettelijke of niet-afdwingbare bepaling niet rechtsgeldig kan worden vervangen, dan zal aan deze clausule geen gevolg worden gegeven en zal deze clausule worden beschouwd als geen deel uitmakend van de overeenkomst, en dit zonder de overige bepalingen van de overeenkomst te beïnvloeden of ongeldig te maken.

 

15. Toepasselijk recht – bevoegde rechtbank – depot

Voor de toepassing, interpretatie en implementatie van deze Algemene Voorwaarden is enkel het Belgisch recht van toepassing. De rechtbank van Antwerpen is bij uitsluiting bevoegd om van alle geschillen welke mochten ontstaan tussen The Invoice Managers en de Klant en haar licentiegebruikers kennis te nemen. The Invoice Managers blijft voorts bevoegd de Klant te dagvaarden voor de bevoegde rechter van de woonplaats van de Klant.

 

HOOFDSTUK II Privacyverklaring

1. Algemeen

The Invoice Managers hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Door gebruik te maken van onze website, apps en andere producten en diensten, gaat u ermee akkoord dat deze Privacyverklaring van toepassing is op de persoonsgegevens die door ons worden verwerkt.

Wij respecteren uw privacy en gaan daarom vertrouwelijk en zorgvuldig met uw persoonsgegevens om. Hierbij houden wij ons aan de huidige privacy wetgeving en eisen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming d.d. 25 mei 2018 (“AVG”).

Wij verzamelen niet meer gegevens dan nodig, bewaren deze gegevens niet langer dan nodig en wettelijk toegestaan, beperken de toegang tot gegevens, verstrekken geen informatie aan derden tenzij wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Met deze Privacyverklaring informeren wij u over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens kunnen verwerken en welke rechten u heeft.

 

2. Toepassingsgebied en Algemene beginselen van verwerking

2.1. Toepassingsgebied

Deze privacyverklaring is van toepassing op de Klanten, debiteuren van Klanten en prospecten.

2.2. Algemene beginselen

Persoonsgegevens moeten:

  • worden verwerkt op een wijze die ten aanzien van de Betrokkenen rechtmatig, behoorlijk en transparant is (‘rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie’);
  • worden verzameld voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en mogen vervolgens niet verder op een met die doeleinden onverenigbare wijze worden verwerkt (‘doelbinding’);
  • toereikend zijn, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt (‘relevante hoeveelheid gegevens’);
  • juist zijn en zo nodig worden geactualiseerd (‘juistheid’);
  • niet langer worden bewaard -in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkenen te identificeren – dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt (‘opslagbeperking’);
  • door het nemen van passende technische of organisatorische maatregelen op een dusdanige manier worden verwerkt dat een passende beveiliging ervan gewaarborgd is, en dat zij onder meer beschermd zijn tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging (integriteit en vertrouwelijkheid’).

 

3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Volgende gegevens kunnen op verschillende manieren door ons worden verzameld en verwerkt:

3.1. Persoonsgegevens door u rechtstreeks aan ons verstrekt:
  • Identificatiegegevens: naam, voornaam, bedrijfsnaam, woonadres, bedrijfsadres, facturatieadres, email, telefoonnummer (vast/gsm), geslacht,…,
  • Inloggegevens gerelateerd aan een gebruikersaccount: gebruikersnamen, wachtwoorden, e-mailadres, IP-adres, wachtwoord, veiligheidsvraag en – antwoord;
  • Informatie betreffende diensten
  • Klachten of feedback via onze support kanalen omtrent uw ervaring met ons, opmerkingen, suggesties, getuigenissen en alle andere feedback,…;
  • Financiële bijzonderheden: bankrekeningnummer, BICCODE, naam van rekeninghouder, facturen, betalingsgedrag, kredietbeoorderling…;
  • Beeldopnamen;
  • Communicatievoorkeur;
  • Alle andere persoonsgegevens vrijwillig overgedragen aan ons (bv. tijdens correspondentie met The Invoice Managers)
3.2. Persoonsgegevens die u verstrekt door het gebruik van onze website

Wanneer u gebruikt maakt van onze website kan volgende informatie verwerkt worden: bezochte pagina’s, websites, via welke webbrowser u surft en zoekopdrachten door middel van cookies (https://theinvoicemanagers.com/cookies), gegevens die u zelf invoert op de website. Op basis van deze informatie kan u niet worden geïdentificeerd, maar het laat The Invoice Managers toe om statistieken op te maken.

3.3. Persoonsgegevens die door derde partijen worden verstrekt

Wij kunnen persoonsgegevens van u ontvangen via derde partijen, waaronder openbare databanken, sociale mediaplatvormen (facebook, instagram,linkedin.), google analytics of marketing bedrijven. We kunnen ook persoonsgegevens ontvangen die openbaar beschikbaar zijn.

 

4. Voor welke doelen gebruiken we persoonsgegevens en wat is de legale basis hiervoor?

De persoonsgegevens worden door gebruikt voor volgende doeleinden:

  • De totstandkoming en uitvoering van een overeenkomst met u: het sluiten van abonnementen, bestellen van producten en diensten, het aanmaken van gebruikersaccount, alsook het factureren en het opvolgen en innen van deze facturen, al dan niet via derden, meer algemeen informatie nodig voor het klantenbeheer;
  • Het verlenen van onze Diensten;
  • Helpdesk;
  • Het verbeteren van onze Diensten en de volgende gerechtvaardigde commerciële belangen:
    • U informeren over onze producten en diensten, aanbiedingen en promoties, nieuwsbrieven die u kunnen interesseren
    • Informatie verzamelen om onze dienstverlening te verbeteren, nieuwe producten en diensten te ontwikkelen: gebruikersinformatie, service berichten of andere elektronisch gerelateerde berichten;
    • Uw persoongegevens kunnen ook gebruikt worden voor het opstellen van gebruikerspatronen en statistieken. Hierdoor kunnen wij gerichte en gepersonaliseerde nieuwsbrieven, promoties sturen en diensten verlenen die zijn afgestemd op uw specifieke behoeften.
  • Voldoen aan toepasselijke wetgeving en volgende gerechtvaardigde belangen:
    • U beschermen tegen en identificeren ter voorkoming van fraude en andere criminaliteit, claims en andere aansprakelijkheden;
    • IT –en netwerkbeveiliging.
  • Andere specifieke doeleinden waarvoor expliciete toestemming voor kan worden gevraagd.

 

5. Delen van persoonsgegevens

The Invoice Manager kan de persoonsgegevens die verwerkt worden uitwisselen moeder-, zuster-, en dochtervennootschappen binnen de groep.

Voorts kunnen persoonsgegevens tevens gedeeld worden met partners, leveranciers of andere aangestelden van The Invoice Managers wanneer de verwerking door deze derden noodzakelijk is voor de totstandkoming van, uitvoering, gebruik, afname, toegang of afhandeling m.b.t. onze producten en Diensten.

The Invoice Managers kan om strategische of andere zakelijke redenen, beslissen om haar onderneming geheel of gedeeltelijk te verkopen of over te dragen. Als onderdeel van die verkoop of overdracht, kan The Invoice Managers de informatie die verzameld en opgeslagen werd, inclusief persoonsgegevens, doorgeven aan iedereen die betrokken is bij de verkoop of overdracht.

In alle gevallen heeft The Invoice Managers het recht om uw persoonsgegevens te verstrekken aan derde partijen indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van wettelijke verplichtingen of de overeenkomst met u.

 

6. Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?

The Invoice Managers treft gepaste technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, onbedoelde wijziging, beschadiging of openbaarmaking.

Niettegenstaande het veiligheidsbeleid van The Invoice Managers en de maatregelen die zij hiervoor neemt, kan zij geen veiligheid garanderen. Gegevens overdragen via het internet of opslaan op elektronische wijze is niet 100% veilig en The Invoice Managers garandeert dan ook geen absolute veiligheid.

Als ondanks de beveiligingsmaatregelen, er toch sprake is van een beveiligingsincident dat mogelijk nadelige gevolgen heeft voor uw privacy, zal u door The Invoice Managers onverwijld worden geïnformeerd over het incident en de maatregelen die door The Invoice Managers werden genomen om de gevolgen te beperken en herhaling in de toekomst te voorkomen.

Indien U toch de indruk zou hebben dat uw Persoonsgegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan onmiddellijk contact met ons op via het volgende e-mailadres: .

 

7. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan voor het realiseren van de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld en verwerkt, noodzakelijk is of zolang als bij wet verplicht is.

 

8. Welke rechten heeft U en hoe kan U deze uitoefenen?

Op basis van de AVG heeft U onderstaande rechten:

  • Recht op inzage in uw persoonsgegevens. Dit omvat tevens het recht een kopie te vragen.
  • Recht op verbetering, met inbegrip van de aanvulling van onvolledige gegevens indien deze niet accuraat zouden blijken.
  • Recht op verwijdering van uw persoonsgegevens, van zodra er geen rechtmatige grond meer is om deze te verwerken.
  • Recht op het beperken van de verwerking van uw persoonsgegevens.
  • Recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens;
  • Recht op bezwaar tegen verwerking van uw persoonsgegevens.

Wanneer u gebruik wil maken van één van deze rechten, dan kan u hiertoe een schriftelijk verzoek indienen, via het volgende e-mailadres: .

Om zeker te weten dat degene die het verzoek indient ook daadwerkelijk de persoon is die hij of zij zegt te zijn, kan gevraagd worden om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen, waarbij u uw pasfoto en rijksregisternummer heeft afgedekt.

Na ontvangst van een verzoek, volgt een belangenafweging en wordt beoordeeld of aan het verzoek kan en mag worden voldaan, waarna in principe binnen maximaal dertig dagen een reactie op uw verzoek zal worden gegeven.

Wanneer verzoeken ongegrond of buitensporig zijn, met name vanwege hun repetitieve karakter, mag The Invoice Managers een redelijke vergoeding aanrekenen of kan The Invoice Managers het verzoek weigeren.

Indien u niet tijdig een antwoord op uw verzoek hebt ontvangen of indien het verzoek is afgewezen, kan u bezwaar maken bij:

Daarnaast hebt u het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/

 

9. Wordt geautomatiseerde besluitvorming toegepast?

Geautomatiseerde besluitvorming wordt gedefinieerd als beslissingen over individuen die uitsluitend worden gebaseerd op basis van geautomatiseerde gegevensverwerking en waaraan rechtsgevolgen zijn verbonden of die de betrokken individuen in aanmerkelijke mate treffen.

The Invoice Managers stelt als beginsel voorop om geen gebruik te maken van geautomatiseerde besluitvorming.

 

10. Toepassing, wijziging en akkoord met privacyverklaring

De verwerking van persoonsgegevens van de Klant of diens medewerkers door The Invoice Managers zal gebeuren overeenkomstig deze privacyverklaring. The Invoice Managers treedt in dat geval op als verwerkingsverantwoordelijke.

De Klant erkent dat indien de verwerking gegevens van zijn klanten betreft, hijzelf als verwerkingsverantwoordelijke optreedt en The Invoice Managers als verwerker. De verwerking zal gebeuren overeenkomstig de gegevensverwerkingsovereenkomst die tussen de partijen werd gesloten.

Het bezoeken van de website en het gebruik van de Softeware impliceert uw uitdrukkelijk akkoord met de privacyverklaring en de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en verwerken.

The Invoice Managers kan deze privacyverklaring op elk moment met onmiddellijke ingang wijzigen om te kunnen blijven voldoen aan de toepasselijke regelgeving, of aan de gewijzigde praktijk, binnen de grenzen van de toepasselijke reglementering. De meest recente versie van de Privacyverklaring wordt steeds op de onze website geplaatst. Daarom is het aangewezen om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen op de website.

 

11. Contact / vragen

Wanneer u vragen heeft over deze Privacyverklaring, kan u contact opnemen met:

Dhr. Henri De Swaef
Blauwtorenplein 2
2000 Antwerpen

BE0652.750.315
Email:

 

Download AV en Privacyverklaring (PDF)